“the contract” between Somerset County Council and Dimensions UK Ltd

Freedom of Information Act 2000

Featured Image -- 2172
Please find attached nine documents which consist of the Service Agreement and Schedule
2.1.
We are releasing the Services Agreement to you in its entirety, except for some redactions under Section 43 (2) and Section 40 (2) of the Freedom of Information Act 2000.
Section 43 (2) is not an absolute exemption, so we must apply the public interest test to   our decision, as follows.
Factors in favour of release
1. The council’s general duty of openness.
Factors against releasedownload
1. Release of the information will compromise the contractor’s negotiating position.
2. Release of the information will compromise Somerset County Council’s commercial
position, and will give contractors an advantage in future negotiations.

Document        A1 2350467 Services Agreement Final Redacted    

3

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 1
GENERIC SPECIFICATION
1.
GENERAL
1.1
This Part of this Schedule sets out common standards and common Services which the Supplier is
required to comply with and deliver in the provision of all Individual Services.
1.2
The requirements set out in this Part 1 of Schedule 2.1 are in addition to the requirements of the
relevant Part of this Schedule dealing specifically with each of the Individual Services. If any of the
requirements set out in this Part 1 of Schedule 2.1 are exceeded by a requirement set out any
other Part of Schedule 2.1, the higher standard of requirement shall take precedence.
1.3
This Schedule should be read in conjunction with the Clinical Tasks and Medicines Policy and the
specifications for Individual Services which may be updated from time to time.
1.4
The Supplier shall provide to the Authority on request evidence of the Necessary Consents
including for the avoidance of doubt evidence of its registration with the Care Quality Commission
and shall retain and, on request, provide to the Authority in such form as the Authority shall
reasonably require, any advice or guidance received from CQC.
1.5
This Schedule reflects national policy advice and guidance as at the Effective Date and, at the Authority’s request, shall be updated from time to time to reflect any updates to such policy advice
and guidance using the Change Control Procedure.
1.6
All policies, procedures, strategies, plans and other documentation developed, created or
maintained under or in relation to the terms of this Schedule shall be Deliverable Materials and
shall be made available to the Authority on demand and in such form as the Authority may
reasonably require.
2.
OUTCOMES
2.1
The Supplier shall endeavour to achieve the Generic Outcomes for Customers.
2.2
The Supplier shall not do anything in respect of the design or delivery of the Services or in relation
to any Customer which obstructs or makes more unlikely the achievement of the Generic
Outcomes or of the Individual Outcomes.
3.
QUALITY STANDARDS
3.1
The Supplier shall ensure that:
3.1.1
Customers are treated with respect at all times.
3.1.2
Customers are supported as individuals with their own likes and dislikes.
3.1.3
Customers are supported to understand:
(a)
how their services work;
(b)
how to make changes if they wish to;
(c)
what the limitations of the services they receive are; and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
1


OFFICIAL
(d)
how much the services they receive or wish to receive cost.
3.1.4
The individual strengths and needs of each Customer are understood by all Supplier
Personnel and are actively built on to help them progress and maximise their
independence.
3.1.5
Customers are communicated with using methods appropriate to them so that their
choices and preferences are understood by the Supplier and the Supplier’s employees
and contractors and are acted upon by the Supplier, their employees and contractors.
3.1.6
A person-centred approach is taken to the planning and delivery of services that supports
Customers to develop their lives and interests in the way that they want to.
3.1.7
Customers, their family Carers and advocates are listened to by Supplier Personnel and
responded to in a timely and respectful way.
3.1.8
Services are able to show Customers how they have involved them in monitoring service
quality and the changes they have made as a result of what they have said.
3.1.9
Services tell Customers about the results of all Care Quality Commission inspections and
what they propose to do about any changes that the inspector has said must be made.
3.1.10
Services are able to show Customers that they are responsive to comments and
prepared to learn from both compliments and complaints to improve everyone’s services.
3.1.11
Services avoid unnecessary changes of Supplier Personnel so that Customers
experience continuity of support from the Supplier Personnel that they feel comfortable
and safe with, as far as is practicable.
3.1.12
Services have effective and efficient processes for management and governance.
3.1.13
Services can show how they have learnt from other services to make successful
improvements.
3.1.14
It measures and assesses Customer satisfaction and responds proportionately and
appropriately to it.
3.2
The Supplier shall uphold the requirements and provisions of the following Charters:
3.2.1
the Personalised Care and Support Charter;
3.2.2
the Health Charter for Social Care Suppliers; and
3.2.3
the Challenging Behaviour Charter.
4.
SCOPE
4.1
The Services will be provided to Customers who:
4.1.1
are aged 18 years and over;
4.1.2
are Ordinarily Resident in Somerset; and
4.1.3
have been assessed as having care and/or support needs that meet the National
Minimum Eligibility Threshold as determined by the Authority and/or an organisation
authorised to act on its behalf under the 2014 Act and notified to the Supplier from time to
time.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
2


OFFICIAL
4.2
The Supplier shall not offer or provide any additional services to Customers that could reasonably
be considered likely to undermine the Generic Outcomes or any Individual Outcomes that a
Customer is working towards and/or the requirements of this or any of the Specifications for
Individual Services.
4.3
Notwithstanding Paragraph 4.1.2 of this Part of this Schedule the Supplier may provide services to
Customers who are not Ordinarily Resident in Somerset where the Authority agrees to the
provision in writing (and the Supplier acknowledges that such provision may be subject to such
additional requirements as the Authority may reasonably specify).
4.4
The Supplier shall not enter into any arrangement that will result in any Customer becoming
Ordinarily Resident in Somerset without the prior written agreement of the Authority.
5.
COMMISSIONING FOR QUALITY
5.1
The Supplier shall ensure that Services are registered with the CQC where Personal Care is
provided.
Where a Service is regulated by the CQC the Supplier shall comply with all CQC
requirements prevailing at the time the Service is delivered and insofar as these are applicable to
the Service at all times.
5.2
The Supplier will recruit sufficient Supplier Personnel to provide the Services to the Customers
based on competencies and values which are tested and evidenced throughout the Supplier’s
recruitment and induction processes.
5.3
The Supplier shall ensure that sufficient staffing is maintained at all times to provide the Services to
the Customers, with minimised use of agency staff, save where the Authority is notified that the
Supplier’s Business Continuity Plan has been activated.
5.4
The Supplier shall ensure that all Supplier Personnel have the appropriate qualifications, skills and
experience, consistent with the requirements for the delivery of the Services as set out in this
Schedule, and continuously developed to reflect best practice.
5.5
The Supplier shall ensure that all Supplier Personnel have a good understanding of the needs and
preferences of the Customers they are supporting.
5.6
Without prejudice to its obligations under Clause 37 (Compliance), the Supplier shall put in place
appropriate policies and procedures to ensure that it is compliant with the Human Rights Act 1998
and the Equality Act 2010 and shall supply copies of such policies to the Authority on request.
5.7
The Supplier shall comply with the Authority’s Quality Framework and Quality Policy for Care and
Support and associated processes as provided to the Supplier from time to time, in addition to the
requirements stated within this Schedule.
5.8
The Supplier shall ensure that any Regulatory Body or other organisation lawfully permitted to
review service quality, including those commissioned to do so on the Authority’s behalf, shall be
given every support by the Supplier Personnel to talk to Customers individually about the Services
they receive as well as to the Supplier Personnel and the Sub-contractors.
6.
ASSESSMENT AND REFERRAL
6.1
All Customers will have received an Assessment under the 2014 Act prior to Referral to the
Supplier. Following completion of the Assessment a Care and Support Plan will be prepared by
the Authority or the Referrer.
6.2
The Authority or the Referrer will share the Assessment and relevant sections of the Care and
Support Plan with the Supplier within 5 Working Days of the Referral of any Customer to the
Supplier subject to any extension to this period granted by the Authority in writing and at the
Authority’s sole discretion in consultation with the Customer and/or family Carers and/or an
Independent Advocate.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
3


OFFICIAL
6.3
The Authority or the Referrer will provide a purchase order before the Supplier engages with the
Customer.
In the event of an emergency arrangement initial authorisation to engage with the
Customer and begin delivering Service may be given to the Supplier by an Authorised Manager of
the Authority or the Referrer such initial authorisation to be followed as soon as is practicable by a
purchase order.
6.4
The Supplier shall carry out its own assessment with the Customer to aid its planning of the
delivery of care and/or support, proportionate to the type of Service being considered.
6.5
The Supplier’s assessment shall be conducted before the delivery of Services for that Customer
commences and must be completed to a timescale that meets the Customer’s needs and the
urgency of the Service commencing.
6.6
On the basis of the Supplier’s assessment the Supplier will provide full details of the cost of the
proposed care and/or support package to include a detailed breakdown of all Charges to be levied
in relation to the relevant Customer in accordance with Schedule 7.1 (Charges and Invoicing).
6.7
The Supplier will inform the Customer and Referrer when the Supplier’s assessment has been
completed.
6.8
Any conditions set by the Supplier will be explained to the Customer, with the support of a
Representative and/or an Independent Advocate, before the start of Service delivery and will be
made available in an accessible manner such that the Customer can understand them.
6.9
Neither the Authority, nor the Referrer nor the Supplier shall require the Customer to enter into any
agreement where he or she does not have Capacity.
6.10
Customer contributions
6.10.1
Customers in receipt of the assessed social care will be financially assessed by the
Authority’s FAB team.
Dependent on the outcome of the financial assessment the
Customer may be required to pay a contribution towards the cost of their assessed care
package.
6.10.2
The Authority will notify the Supplier with an Understanding You E2: Personal budget
breakdown, provider copy which will state the normal weekly amount to be collected from
each Customer.
6.10.3
Customer contributions will be reviewed when the Customer notifies a change in personal
circumstances, or where there is a permanent change in the level of their care. The
Authority will notify the Supplier of any new charge and the date from which it will apply.
In the event of a reduction in contribution the Authority will discuss arrangements for
refunding any overpayment with the Supplier.
6.10.4
The Supplier is responsible for designing and implementing an efficient system for
collection of contributions. The Authority recommends that the Supplier set up a direct
debit with the Customers for the collection of contributions.
6.10.5
A receipt must be issued to the Customer by the Supplier at the time of collection of
contributions.
6.10.6
Non Payment of Customer contributions
(a)
This procedure covers Customers who have been assessed and are required to
make a contribution towards the services they receive.
(b)
Whenever a Customer refuses to pay the Supplier or there is a potential
problem over the collection of contributions, the Authority’s local finance team
must be notified immediately.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
4


OFFICIAL
(c)
The Supplier will make every reasonable effort to ensure that Customers’
contributions are collected regularly and promptly. The following steps should
be taken if a Customer does not pay his or her contribution at the end of a
payment period:
(i)
alert the Authority’s local finance team in writing of the amount due
and any action taken;
(ii)
if the payment is still not received by the end of the next four week
payment period, the Authority’s local finance team must be notified by
the Supplier, in writing, stating the reason for the non-collection. The
following information should be provided: Person ID, Name, Amount of
arrears, period the debt relates to and action the Supplier has taken to
recover the debt;
(iii)
the Supplier must continue to make efforts to collect the contribution
during the next payment period, and be able to demonstrate that such
steps have been taken; and
(iv)
if payment remains due after steps (i), (ii) and (iii) have been followed,
the outstanding amount and dates of non-payment must be invoiced
separately to the Authority’s local finance team by the third payment
period after the first point of notifying that office.
(d)
Where a debt has accrued and proves difficult to recover and is invoiced to the
Authority’s local finance team as in above, evidence will be required to confirm
the debt is properly due. The Supplier shall maintain records of payments and
non-payments which must be made available on request to authorised Authority
staff.
(e)
Once the outstanding debt has been invoiced to the Authority, the Supplier
need make no further effort to collect the debt as the Authority will assume this
responsibility.
(f)
The Supplier will be advised by the Authority’s local finance team of continuing
arrangements for collection of the charge.
7.
TRAINING
7.1
The Supplier shall not allow any Supplier Personnel to deliver any Services to any Customer
without supervision unless that member of Supplier Personnel has completed a Care Certificate or,
subject to Paragraph 7.2, if changing roles within the Supplier organisation participated in the
Common Induction Standards and been confirmed as competent to deliver the Services by the
Supplier.
7.2
In addition to Paragraph 7.1 above the Supplier shall ensure that all Supplier Personnel receive:
7.2.1
a thorough, supervised, induction to the specific Service that they are employed within;
7.2.2
any specific training required to meet the individual needs of the Customers they are
supporting; and
7.2.3
any additional training detailed in the relevant Individual Service they are employed
within.
7.3
Where relevant to the type of training being delivered, Customers and family Carers will be
involved in the delivery of training.
7.4
All training will be refreshed at intervals appropriate to the type of training that has been undertaken
and/or to reflect any changes in Law or in policy or guidance.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
5


OFFICIAL
7.5
The Supplier shall supply to the Authority evidence of regular (being not less than annual) and
appropriate monitoring of the training activity to ensure that it is of high quality and outcomes
required of it are being met.
8.
PERSON CENTRED PLANNING
8.1
The Supplier shall ensure that all Services are subject to Person Centred Planning.
8.2
The Supplier shall develop and maintain its own detailed Person Centred Plan for each Customer
based upon and taking account of:
8.2.1
the Customer’s wishes and preferences;
8.2.2
if the Customer gives their consent, contributions from family Carers;
8.2.3
the Authority’s or the Referrer’s Assessment;
8.2.4
the Care and Support Plan; and
8.2.5
the Supplier’s own assessment as referred to in Paragraph 6.4 above.
8.3
The Supplier shall ensure that the Customer is involved, to the maximum extent possible, in the
design and delivery of their Person Centred Plan and that his or her views are known, understood
and taken into account.
8.4
The Person Centred Plan will clearly and comprehensively state how the Supplier will deliver the
care and/or support to meet the Customer’s needs.
8.5
Unless otherwise agreed with the Authority or the Referrer, the Person Centred Plan will be
provided in an accessible format that meets the Customer’s communication needs.
8.6
The Supplier will monitor the Customer’s care and/or support, ensuring that their views and those
of Carers, Representatives, Independent Advocates and the Authority or the Referrer are taken into
account and form part of every Review.
8.7
The Person Centred Plan will be reviewed at least annually by the Supplier and updated as
necessary.
8.8
Provided that the Customer gives consent, the Supplier shall consult and work with the Customer’s
family, or anyone else the Customer wishes to be so consulted and involved, in the development
and delivery of the Customer’s Person Centred Plan.
9.
REVIEW
9.1
A Review of the Customer’s care, his or her needs and Individual Outcomes, the Care and Support
Plan and the Person Centred Plan for each Customer shall be carried out by the Authority or the
Referrer and the Supplier acting together as required, but in any event not less than once in every
12 months.
9.2
Unless otherwise agreed between the Parties the Review will by initiated and led by the Authority
or the Referrer.
9.3
The Supplier shall give to the Authority or the Referrer (as the case may be) all reasonable
assistance in co-ordinating Review meetings in order to ensure that all contributing parties are able
to do so.
9.4
The Review will be carried out in a way that maximises the involvement of the Customer, with
support from Carers and/or an Independent Advocate as appropriate.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
6


OFFICIAL
9.5
The Review will, where applicable, include a Best Interest Assessment.
9.6
The Customer, the Supplier, the Authority or the Referrer can request a Review at any time.
9.7
If a Customer’s care and/or support needs significantly change the Supplier shall request a Review
immediately and in any event within not more than 2 Working Days of the Supplier becoming aware
of the change.
9.8
Following a Review, if the Customer is assessed by the Authority or the Referrer as requiring
additional Services which are to be provided by the Supplier and which will attract additional
Charges, the Supplier shall apply to the Authority for the relevant additional funding and shall not
begin delivering any such additional Services prior to receipt of a corresponding purchase order
from the Authority or the Referrer.
9.9
In advance of the Review the Supplier shall complete and supply to the Customer and the Authority
or the Referrer (as the case may be) a Review Report to support the Review, which must be in a
format that permits the Customer to be involved in the process (including through the use of
photographs, video clips and such other media as are appropriate to the Customer’s needs).
9.10
The Review Report shall include as a minimum:
9.10.1
feedback from the Customer on the Service her or she is receiving;
9.10.2
a record of progress towards the Individual Outcomes identified at the Review prior to the
one referred to in the Review Report;
9.10.3
details of any such Individual Outcomes not achieved as at the date of the Review Report
and the Supplier’s comments on why those outcomes have not been achieved; and
9.10.4
proposed new and/or continuing Individual Outcomes.
9.11
Following the Review the Authority or the Referrer (as the case may be) shall update the Care and
Support Plan and the Supplier shall update the Person Centred Plan both in accordance with the
Review Report.
10.
PROVIDING INFORMATION
10.1
The Supplier shall ensure that all information about the Services is accurate, easy to understand,
free from jargon and available in a variety of different formats, including appropriate software and
technology, DVD, CD, large print, drawings or symbols, to suit individual Customers’ needs.
10.2
The Supplier shall engage actively with each Customer to ensure that information about the
Service is provided in a format which meets that Customer’s needs and will refer to specialist
Learning Disability Speech and Language Services as required.
10.3
The Supplier will ensure that all Supplier Personnel working with people who have sensory
impairments or communication needs are trained in the use of the relevant alternative
communication methods including but not limited to Somerset Total Communication, British Sign
Language and Makaton and are able to provide materials in accessible formats.
11.
CARE OF PEOPLE WHO ARE DYING
11.1
Where applicable to the Service being provided, the Supplier shall produce and maintain a written
policy and procedures relating to caring for Customers who are dying, the principles and best
practice for palliative care and the action that should be taken in the event of a Customer’s death.
These policies and procedures must include linking with appropriate health professionals including
all relevant National Health Service services regarding palliative care and end of life planning.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
7


OFFICIAL
11.2
The Supplier shall ensure that all Supplier Personnel who support a Customer who is dying are
familiar with the policy and procedures referred to at Paragraph 11.1 above and have received
appropriate training in those policies and procedures.
11.3
Where applicable to the Service being provided, the Supplier shall provide care and/or support that
enables Customers to remain in their own home at the end of their life, as detailed in their Care and
Support Plan, through their Person Centred Plan. This may include:
11.3.1
enabling the Customer to write an End of Life Plan with support from their Representative
and/or an Independent Advocate as appropriate;
11.3.2
ensuring that a Customer who is dying is not left alone, if that is their choice, and that,
where appropriate, members of Supplier Personnel support families who have a dying
relative, along with other Customers and fellow Supplier Personnel at this time;
11.3.3
ensuring that Supplier Personnel use a person-centred approach to palliative care,
including physiological, psycho-social and spiritual care, focused on the Customer’s
wishes and quality of life remaining to the Customer whilst, where appropriate, supporting
family and those close to them, before and after the Customer’s death;
11.3.4
enabling the Customer’s family, friends, and other Customers to spend as much time with
the dying person, and to participate in their care, according to the Customer’s wishes;
11.3.5
ensuring that Supplier Personnel consult with the Customer and their family over any
religious, ethical or cultural customs they wish to be observed during palliative care and
after death and if the Customer is aware they are dying, seeking their views on the nature
of their palliative care and acting upon those views so far as is practicable;
11.3.6
ensuring continuity of care and/or support if medical advice indicates that hospitalisation
is the best course of action to manage pain and suffering; and
11.3.7
where stated in the End of Life Plan, supporting Customers to plan funeral arrangements,
ensuring their wishes are carried out after their death.
12.
INCIDENT, ACCIDENT AND NEAR MISS REPORTING
12.1
The Supplier shall put in place and maintain appropriate and proportionate written policies for the
recording and reporting to the Authority or the Referrer of all accidents involving Customers,
Incidents, safeguarding alerts and near misses, including medication errors involving Customers.
12.2
The Supplier shall inform the Authority and, where the Service is a regulated service, the CQC,
immediately if there are any incidents that necessitate the involvement of the Health and Safety
Executive under the Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations
2013.
12.3
The Supplier shall report to the Authority or the Referrer any accident, incident or near miss which
could be reasonably expected to have an effect on the Assessed Needs, general welfare or well-
being of a Customer immediately, or as soon as the potential effect becomes known to the Supplier
(whichever is sooner).
12.4
In making a report under Paragraph 12.3 above, the Supplier must use appropriate documentation
and must set out in such documentation the actions taken to respond to the relevant effect,
including any specific requests being made of the Authority, as well as any specific actions
proposed by the Supplier.
13.
MEDICATION AND CLINICAL TASKS
13.1
The Supplier shall produce and maintain clear and comprehensive medicines and clinical tasks
policies that are understood and followed by all Supplier Personnel. The Supplier shall ensure that
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
8


OFFICIAL
all Supplier Personnel who administer medication have the appropriate knowledge and training to
do so safely and competently.
13.2
The Supplier shall ensure that overall responsibility for the retention and taking of medication by
individual Customers is agreed between the Customer and/or their Representative, the Supplier
and the general practitioner and shall wherever possible ensure that Customers are supported to
manage their own medication regime, including:
13.2.1
ordering/reordering/disposal;
13.2.2
safe storage;
13.2.3
administration; and
13.2.4
making and attending medication monitoring appointments.
13.3
The Supplier’s medication policy shall, as a minimum:
13.3.1
be compliant will all CQC requirements if the service is regulated by the CQC;
13.3.2
include all standards which Supplier Personnel providing support will adhere to if the
service is not regulated by the CQC;
13.3.3
include minimum standards for the recording and labelling of each Customer’s
medication, which shall enable all information relevant to the administering of the
medication to be easily identified;
13.3.4
include appropriate processes for identifying and meeting the storage requirements of the
medication; and
13.3.5
include robust processes for the identification and reporting of any inappropriately stored,
missed or erroneously administered medication as well as any action that must be taken
immediately upon the Supplier becoming aware of any such event.
14.
TRANSPORT
14.1
The Customer will be responsible for meeting the cost of both public transport and any that is
provided by the Supplier and/or volunteers unless such transport:
14.1.1
has been assessed as an eligible need by the Authority and included in the Customer’s
Care and Support Plan;
14.1.2
has been included on the purchase order for the Service and charged at the rate shown
in Schedule 7.1 (Charges and Invoicing) for the Service; and
14.1.3
directly relates to an activity taking place to meet a Customer’s Individual Outcomes as
identified in the Care and Support Plan or the Person Centred Plan for that Customer.
This includes any flat-rate contributions for transport to other services commissioned by the
Authority from the Supplier (whether under this contract or otherwise) and/or any other supplier.
14.2
Where appropriate, and included in their Person Centred Plan, the Supplier shall support
Customers to develop public transport skills to travel to and/or from the Service and activities in the
community.
14.3
Where the Supplier is asked to provide a package of care and/or support that includes transport
that it directly provides, or to arrange for another organisation to provide it as a Sub-contractor the
Supplier shall adhere to the following requirements:
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
9


OFFICIAL
14.3.1
where transport is provided by the Supplier and/or its Supplier Personnel using their
personal vehicles and charged to the Customer, mileage will be charged at no more than
the current HMRC allowance and the Supplier shall clearly document the charge to the
Customer in a way that he or she can understand in terms of both the charge itself and
the impact it has on his or her disposable income and ensure that the Customer has
made an informed and independent choice to incur such charge prior to its being
incurred;
14.3.2
when providing and/or arranging transport the Supplier must carry out appropriate and
proportionate risk assessments;
14.3.3
where the Supplier directly provides transport for a Customer, both the drivers and
vehicles must comply with all legal requirements and be adequately insured for the
purpose including where Supplier Personnel use their own vehicles in connection with
their employment; and
14.3.4
where the Customer is assessed as requiring travelling escorts these will be appropriately
trained to provide any necessary care and support to the Customer being transported.
15.
CHOICE AND DECISION MAKING
15.1
The Supplier shall develop, maintain and regularly review appropriate processes, guidance and
training to ensure compliance with the Mental Capacity Act 2005, the five statutory principles set
out in that Act and the Deprivation of Liberty Safeguards.
16.
POWER OF ATTORNEY/COURT OF PROTECTION
16.1
The Supplier shall ensure that managers and Supplier Personnel are made aware of, and
instructed to respond accordingly where choices and decisions are required for Customers who are
subject to the Court of Protection or whose family members hold Power of Attorney as recorded in
the Customer’s Person Centred Plan.
17.
RELATIONSHIPS
17.1
The Supplier shall support Customers who wish to have, or are in, a relationship only where those
Customers have the capacity to understand and make the decision to do so.
17.2
Subject to Paragraph 17.1 and provided the Customer gives permission, the Supplier shall support
Customers to discuss their needs with the Authority or the Referrer and ensure that they:
17.2.1
are offered relevant relationship information in a format that they can understand;
17.2.2
have opportunities to meet other people;
17.2.3
have opportunities to meet as a couple;
17.2.4
are supported to further a relationship into engagement, marriage, living together or other
status if they wish; and
17.2.5
are provided with professional advice and guidance about relationships and sexual
health, where appropriate.
18.
POSITIVE RISK MANAGEMENT
18.1
The Supplier shall promote a culture of positive risk management which includes responsible,
supported, decision-making and positive risk taking to support each Customer’s independence.
18.2
The Supplier acknowledges that, in the right circumstances, risk can be beneficial, balancing
necessary levels of protection with preserving reasonable levels of individual choice, control,
independence and adventure.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
10


OFFICIAL
18.3
The Supplier shall ensure that a risk management strategy is in place that will ensure that
appropriate and proportionate risk assessments are conducted on the activities and tasks being
carried out by Customers and Supplier Personnel, and that such assessments are reviewed at
regular intervals.
18.4
The Supplier shall take account of information contained in the Customer’s Care and Support Plan
in relation to what makes the Customer feel safe and supported and/or when the Customer may
feel unsafe to inform the risk management strategy for the Customer and shall include this risk
management strategy as part of the Customer’s Person Centred Plan.
18.5
The Supplier shall include in the Customer’s Person Centred Plan details of any contingency
planning required at times when a Customer’s needs are known to be variable and fluctuate over
time.
18.6
The Supplier shall not reduce a Customer’s independence by requiring Customers who are able to
access the community independently to do so with Supplier Personnel, or by requiring that Supplier
Personnel attend activities where the activity Supplier’s staffing is sufficient to meet the needs of
the Customer.
18.7
The Supplier shall make full use of mobile technology as appropriate to promote positive risk taking
by Supplier Personnel and ensure that staffing levels are commensurate with the Customers’
actual needs rather than addressing risks that have low likelihood of occurring or which can be
mitigated in other ways.
19.
POSITIVE BEHAVIOURAL SUPPORT
19.1
The Supplier will use the PBS Framework to support Customers with Behaviour that Challenges
Services.
19.2
The Supplier shall seek guidance and/or support as required on the PBS Framework from the
Authority and/or an organisation authorised to advise on its behalf prior to using any positive
behavioural and/or restrictive intervention techniques (as referred to at Paragraph 20) including
making Referrals as appropriate and, in consultation with the Authority or the Referrer, to specialist
health teams including, but not limited to, psychiatry, psychology, speech and language and
occupational therapy.
19.3
The Supplier shall develop, maintain and regularly review appropriate processes, guidance and
training to ensure compliance with Department of Health Guidance on the use of the PBS
Framework and Restrictive Interventions.
19.4
The Supplier shall:
19.4.1
ensure that behaviour support is based on a holistic assessment (incorporating functional
assessment) of the context in which the person’s behaviour occurs;
19.4.2
put in place and maintain a written, individualised, Behaviour Support Plan for each
Customer that includes:
(a)
a description of the person’s challenging behaviour;
(b)
a summary of the most probable reasons underlying the person’s challenging
behaviour;
(c)
proactive behaviour support strategies;
(d)
reactive behaviour support strategies;
(e)
arrangements for monitoring and reviewing the Behaviour Support Plan; and
(f)
arrangements for implementing the plan.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
11


OFFICIAL
19.4.3
ensure that the Behaviour Support Plan is implemented in a timely fashion and is
regularly monitored, evaluated and updated as necessary to reflect the Customer’s then
current behaviour and needs.
19.4.4
ensure that the PBS Framework is implemented across the Services;
19.4.5
develop and maintain:
(a)
a strategy for organisation-wide PBS; and
(b)
a quality assurance strategy which is based upon data and a desire for
organisational development and learning.
19.4.6
provide:
(a)
Person Centred Care and Support and Services;
(b)
acceptable physical environments which meet individual Customers’ needs;
(c)
an Active Support model of care; and
(d)
well trained and supported Supplier Personnel, deployed in the right places at
the right times to meet individual Customers’ needs.
19.5
The Supplier shall ensure that any Customer who can reasonably be predicted to be at risk of
being exposed to Restrictive Interventions has an up to date Behaviour Support Plan in place at all
times.
20.
RESTRICTIVE INTERVENTIONS
20.1
The Supplier shall deliver the Services in accordance with the following principles relating to the
use of Restrictive Interventions:
20.1.1
Restrictive Interventions will never be used to punish or with the intention of inflicting pain,
suffering or humiliation;
20.1.2
there must be a real possibility of harm to the Customer or to Supplier Personnel, the
public or others if no action is undertaken;
20.1.3
the nature of techniques used to restrict must be proportionate to the risk of harm and the
seriousness of that harm;
20.1.4
any action taken to restrict a person’s freedom of movement must be the least restrictive
option that will meet the need;
20.1.5
any restriction should be imposed for no longer than absolutely necessary;
20.1.6
what is done to people, why and with what consequences must be subject to audit and
monitoring and must be open and transparent;
20.1.7
Restrictive Interventions should only ever be used as a last resort; and
20.1.8
the involvement of Customers, Carers and Independent Advocates is essential when
reviewing plans for Restrictive Interventions.
20.2
The Supplier shall access guidance and support as appropriate from the Authority and/or any
organisation authorised to advise in relation to Restrictive Interventions on its behalf.
20.3
The Supplier shall ensure that:
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
12


OFFICIAL
20.3.1
Supplier Personnel supporting Customers who require this form of support have the
appropriate initial and updated/refresher training at timescales agreed by the Authority
and/or any organisation authorised to advise on its behalf in relation to Restrictive
Interventions;
20.3.2
appropriate and approved protective equipment to support the use of Restrictive
Intervention is available for Supplier Personnel to use;
20.3.3
the Customer is, wherever practicable and possible, involved in developing their
Restrictive Intervention Plan with support from their Carer or Independent Advocate as
appropriate;
20.3.4
each Restrictive Intervention Plan must be approved by the Authority and/or an
organisation authorised to act on its behalf prior to any Restrictive Intervention being used
and must include authorisation to use specific pieces of protective equipment, where
required;
20.3.5
the Customer’s Restrictive Intervention Plan must not impact on other Customers being
supported in the same environment; and
20.3.6
it only uses the approved forms of Restrictive Intervention that are detailed in the
Customer’s Restrictive Intervention Plan and any variance from the Restrictive
Intervention Plan must be reported to the Authority and/or any organisation authorised to
act on its behalf immediately under the Somerset Safeguarding Adults Policy.
20.4
In emergency situations, or where rapid changes in a Customer’s behaviour requires changes to be
made to their Restrictive Intervention:
20.4.1
approval for changing or using additional methods of Restrictive Intervention must be
obtained from the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf;
20.4.2
all changes must comply with the Mental Capacity Act 2005 and Deprivation of Liberty
Safeguards; and
20.4.3
approval given under Paragraph 20.4.1 must be documented in the Customer’s records
and followed up by submission of a revised Restrictive Intervention Plan for approval by
the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf.
20.5
The Supplier must ensure that:
20.5.1
no Customer is ever deliberately restrained in a way that impacts on his or her airway,
breathing or circulation;
20.5.2
the mouth and/or nose of a Customer is never covered;
20.5.3
Restrictive Intervention techniques do not involve pressure to the Customer’s neck
region, rib cage and/or abdomen; and
20.5.4
there is no planned or intentional restraint of a person in a prone/face down position on
any surface.
20.6
The Supplier shall keep a record of all occasions when any form of physical Restrictive Intervention
is used including the type of intervention used.
21.
COMPLIMENTS AND COMPLAINTS
21.1
The Supplier shall use both compliments and complaints as a valuable and welcomed source of
feedback to continuously improve the Services.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
13


OFFICIAL
21.2
The Supplier shall have a clear written procedure for dealing with compliments and complaints
received from Customers, Carers and others in place at all times and shall provide the Authority
with a copy of the same on request.
21.3
The Supplier shall provide all Customers with its complaints procedure in a format which is
appropriate to the Customer and which he or she is able to understand including information about
referring a complaint to the CQC or the Authority at any stage should the complainant wish to do
so.
21.4
The Supplier must reassure Customers, Carers and their families that they will not be victimised for
making a complaint and this will be evident in the Supplier’s operational practice.
21.5
The Supplier will listen objectively to, and act upon, the Customer’s views and concerns,
encouraging discussion and action on issues raised, to seek to avoid/avert problems and
Customers feeling that they need to make a formal complaint in order for their views to be heard
and/or acted upon.
21.6
The Supplier shall use feedback from compliments and complaints to inform its practice across all
of the Services.
21.7
The Supplier shall maintain a log of compliments and complaints setting out:
21.7.1
the name of the Customer, or the Service if a general comment;
21.7.2
the contact details of the person giving the compliment or making the complaint;
21.7.3
the nature of the compliment or complaint;
21.7.4
the Supplier’s response to the compliment or complaint; and
21.7.5
in the case of a complaint, the level of satisfaction of the complainant to the response.
21.8
The Supplier must record the following complaints in the complaints log referred to at Paragraph
21.7:
21.8.1
allegations of suspected abuse of a Customer or Carer, as outlined in Somerset’s
Safeguarding Adults Policy which policy shall be used by the Supplier to guide the action
it takes in response to such a complaint;
21.8.2
any dissatisfaction brought to the attention of the Supplier that cannot or has not been
resolved locally to the satisfaction of the complainant; and
21.8.3
any situation where the complainant states, either verbally or in writing that he or she
wishes to make a complaint.
21.9
The Supplier shall supply to the Authority, and/or any organisation or partner agency authorised to
act on its behalf:
21.9.1
an analysis of compliments and complaints received and their outcomes for contract
monitoring purposes in accordance with Schedule 2.3 (Service Levels); and
21.9.2
a full and un-redacted copy of the complaint log on the Authority’s request.
21.10
The Supplier shall provide the Authority with access to any further information it requires in relation
to a complaint on request and shall provide all reasonable assistance to the Authority in dealing
with any complaints received by it in relation to the Services regardless of whether those Services
were delivered prior to, on or after the Services Commencement Date.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
14


OFFICIAL
21.11
The Supplier must not under any circumstances seek to or take any action or fail to take any action
which has the effect of artificially lowering the number or seriousness of complaints recorded in the
complaints log by any means.
21.12
All Serious Complaints must be dealt with in accordance with the Supplier’s and the Authority’s
complaints policies and procedures.
21.13
All complaints not of a serious nature must be responded to within 28 days.
22.
SUPPORTING CUSTOMERS TO MANAGE MONEY
22.1
The Supplier shall put and maintain in place appropriate polices and processes for supporting
Customers to manage their own finances where this has been identified as an eligible need by the
Authority or the Referrer, and shall ensure that all Supplier Personnel are made aware of and
adhere to such policies and processes at all times.
22.2
Where a Customer has been assessed, under the Mental Capacity Act 2005, as not having the
Capacity to manage their own finances and there is no family member who can do so on their
behalf, the Supplier shall seek guidance from the Authority, and/or an organisation authorised to
act on its behalf, to assess whether a Best Interest Assessment may be required and/or whether an
application needs to be made for an appointeeship and/or to the Court of Protection and should act
upon that guidance.
22.3
The Supplier shall ensure that all Best Interest Assessments relating to the management of a
Customer’s personal finances are reviewed as part of the Customer’s Review.
22.4
The Supplier shall ensure that all guidance provided by the Authority in relation to a Customer is
retained within the relevant Customer’s record.
22.5
The Supplier shall include details of who is legally responsible for managing the finances and
affairs of each Customer who has been assessed as lacking Capacity as referred to at Paragraph
22.2 in the Customer’s Person Centred Plan.
22.6
The Supplier shall ensure that it communicates its prices for Services, including those relating to
any items or services that are shared with other Customers, clearly and transparently to enable
Customers, their Representatives and Referrers to make informed choices.
22.7
Any additional charges that are not included in the Charges including charges relating to additional
facilities and/or activities that the Customer chooses to participate in, will be clearly explained to
each Customer by the Supplier and must be supported by a clear invoice and receipt.
22.8
The Supplier and the Supplier Personnel shall under no circumstances pressure a Customer to
incur expenses, including but not limited to staff expenses, expenses related to participation in
individual and/or group activities and expenses relating to any items or services that are shared
with other Customers.
22.9
The Supplier must ensure that any additional facilities and/or activities as referred to in Paragraph
22.7 do not conflict with the requirements and outcomes outlined in this Schedule 2.1.
22.10
The Supplier shall account to each Customer, his or her Representative or Carer, where
applicable, for any of the Customer’s money handled by the Supplier.
22.11
The Supplier must report to the Authority as a safeguarding issue any loss, misuse or breakage of
a Customer’s money, benefit books, bank cards or property of financial or sentimental value
immediately and must follow the Authority’s instructions in relation to action to be taken in respect
of the loss, misuse or breakage.
22.12
In the event that a member of Supplier Personnel is found, following investigation by the Supplier,
to be responsible for any loss and/or misuse as referred to in Paragraph 22.11, the Supplier shall
reimburse the Customer for any and all resultant loss suffered by the Customer.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
15


OFFICIAL
22.13
The Supplier shall report any loss or damage to the Customer’s property, regardless of value,
immediately to the Customer and (if the Customer gives their permission) their Representative and
in the event that a member of Supplier Personnel is found, following any investigation, to be
responsible for any loss or damage, the Supplier shall reimburse the Customer for any and all
resultant loss suffered by the Customer.
22.14
The Supplier shall ensure that its policy on staff expenses includes information on who is
responsible for any expenses incurred in the course of supporting Customers.
22.15
The Supplier and/or Supplier Personnel shall not seek reimbursement from Customers for an
expense they would have incurred regardless of the delivery of the Services to the Customer.
Supplier Personnel shall under no circumstances put pressure on Customers to pay for food and/or
drink for them. Supplier Personnel shall only accept payments by Customers in respect of staff
expenses or refreshments where the relevant Customer has been assessed as having the capacity
to make such payments under the Mental Capacity Act 2005. Supplier Personnel shall record each
instance of such payments in the relevant Customer’s record.
22.16
Supplier Personnel shall under no circumstances:
22.16.1 accept payment or part-payment of staff expenses if the relevant Customer has been
assessed as not having the Capacity to make such payments under the Mental Capacity
Act 2005; or
22.16.2 in respect of any Customer (regardless of assessed Capacity), request payment or part-
payment of staff expenses from the Customer, place an expectation on the Customer that
he or she ought to make such payment or part-payment or allow the making of such
payment or part-payment by the Customer to become standard practice.
22.17
Where the Supplier provides support to manage the Customer’s finances the Supplier shall keep
records relating to the handling of each Customer’s money and shall make these records available
for the Authority and/or external organisation or partner agency acting on its behalf on request.
Such records shall be separate, itemised and shall show all transactions in a single location,
without reference to other systems.
22.18
The Supplier shall put appropriate processes in place to ensure that each Customer’s personal
finances are managed in their best interests, including through the use of systems and processes
to minimise the use of cash transactions.
22.19
The Supplier shall ensure that details of all bank accounts managed on the Customer’s behalf, and
balances, are available for external scrutiny by the Authority and/or an organisation authorised to
act on its behalf.
22.20
In respect of all Customers whose personal finances it manages, the Supplier shall arrange, at its
own expense, an annual independent audit of the Customer’s personal finances to provide
assurance that these are being managed in the Customer’s best interests.
22.21
The Supplier, its Supplier Personnel and Sub-contractors shall not advise on a Customer’s will, act
as trustee for a Customer, nor (apart from exceptional circumstances and then only with the
Authority’s written approval) assume Power of Attorney on behalf of Customers.
22.22
The Supplier shall not act as an agent for funeral directors in persuading Customers to pre-
purchase a funeral service or any other form of sales/marketing.
22.23
The Supplier, its Supplier Personnel and Sub-contractors must not take financial advantage of their
respective relationship with any Customer by selling, or promoting, the sale of goods or services to
him or her, using their own personal store cards to collect points through goods purchased by the
Customer, asking the Customer to pay for staff expenses or any similar practice.
23.
INFORMATION SHARING AND RETENTION
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
16


OFFICIAL
23.1
The following provisions relating to Customer Data are in addition, and without prejudice, to those
set out elsewhere in this Agreement including in Clauses 23 (Authority Data and Security
Requirements) and 26 (Protection of Personal Data).
23.2
The Supplier shall develop, maintain and regularly review a dated and version controlled list of
Customer Data that will be disclosed to Sub-contractors, partner organisations or employers
(where Employment Support is being provided) subject to the Supplier obtaining and recording the
Customer’s consent and/or that of their Representative as appropriate before any such data is
shared.
23.3
On the termination of a Customer’s Service, and subject to the Supplier obtaining and recording the
appropriate informed consent from the Customer and/or that of their Representative as appropriate,
the Supplier shall transfer any information pertinent to the on-going delivery of care and/or support
services to meet the Customer’s needs, the Generic Outcomes and the Individual Outcomes to any
alternative service and/or supplier that the Authority and/or an organisation authorised to act on its
behalf commissions.
23.4
The Supplier shall require anyone with whom Customer Data has been shared to return all
information, including any copies they may have made, when a Service ceases, or if initial
discussions do not result in a Service being provided, and will retain a record of what was returned
and when.
23.5
The Supplier shall develop, maintain and regularly review risk assessment processes relating to
the disclosure of any information and shall only disclose information where the Supplier acting
reasonably considers the disclosure essential for the delivery of the Services or other compliance
with this Agreement and, in any event, where permitted to do so under the terms of this Agreement.
23.6
The Supplier shall keep and maintain a record of all Customer Data disclosed under this
Agreement detailing:
23.6.1
what information was disclosed;
23.6.2
who consented to its disclosure;
23.6.3
when it was disclosed;
23.6.4
to whom it was disclosed;
23.6.5
the reason for the disclosure; and
23.6.6
any other information relevant to the disclosure.
23.7
The Supplier shall hold all documentation related to a Service in accordance with the current
version of the Appendix to this Schedule – Retention Schedule to which the Supplier will implement
any changes on receipt of notification from the Authority.
23.8
Upon termination or expiry of this Agreement, the Supplier shall:
23.8.1
be responsible for the destruction of any records that have reached the end of their
Retention Period and are, therefore, due for disposal;
23.8.2
obtain consent from the Data Subject to transfer any current/active records relating to the
commissioned activity to the new supplier or, if there is no new supplier, the Authority or
any authority which has superseded it for the reminder of the Retention Period; and
23.8.3
obtain consent from the Data Subject to transfer any closed/dormant records that are not
yet due for disposal to the Authority, or any authority which has superseded it, for the
reminder of the Retention Period.
24.
SUPPORT FROM INDEPENDENT ADVOCACY
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
17


OFFICIAL
24.1
The Supplier shall put and maintain in place appropriate polices and processes for supporting
Customers to access Advocacy Services.
24.2
The Supplier shall provide Customers with accessible information about the independent Advocacy
Services that are commissioned by the Authority.
24.3
The Supplier shall ensure that, where required, Customers receive appropriate support to contact
and access Advocacy Services in accordance with any guidance provided by the Authority or the
Referrer.
24.4
The Supplier shall ensure that in the first instance Customers are supported to access an
independent Advocacy Service commissioned by the Authority unless they make an informed
choice to use an alternative independent Advocacy Service in which case the Supplier must ensure
that the Customer is made aware of any potential costs to the Customer that may be involved.
25.
TERMINATION OF A CUSTOMER’S SERVICE
25.1
By the Supplier
25.1.1
On informing the Authority of its request to terminate a Service to any Customer the
Supplier must work with the Authority or the Referrer and if requested to do so assist the
Authority or the Referrer in reviewing the Customer’s care and/or support needs to
determine whether a modification to a Customer’s Care and Support Plan would enable
the existing service to continue and must consider any such option in preference to
terminating the Service wherever practicable.
25.1.2
The Supplier shall not materially change the way or, where provided in a building based
environment, the location at which a Service is provided without discussion and
agreement, in advance, with the Authority or the Referrer, save where the Authority is
notified that the Supplier’s Business Continuity Plan has been activated.
25.2
By the Customer
25.2.1
The Supplier must allow any Customer or their Representative to terminate the Service
they receive from the Supplier on giving the agreed period of notice as notified to the
Customer and the Authority prior to the relevant Service starting to be delivered to the
Customer (or sooner by agreement) in writing to terminate the Service, except during trial
periods or by mutual agreement.
25.3
By the Authority
25.3.1
The Authority may, in discussion with the Customer, their Carers, Representatives,
advocates and the Supplier, make arrangements to change the type of service the
Customer receives and/or the supplier of the service if the Authority believes it to be in
the best interests of the Customer and/or other Customers using the Service.
25.4
In all circumstances
25.4.1
Where there is an individual agreement in place in relation to a service, for example, a
Customer’s individual financial agreement where they are in receipt of Residential Care,
then the terminating party may terminate this agreement by giving the agreed notice in
writing, or sooner by arrangement.
25.4.2
The Supplier shall not obstruct, in any way, and will make every effort to support the
Customer’s transition to an alternative service and/or supplier that the Authority and/or an
organisation authorised to act on its behalf commissions for that Customer.
26.
BUSINESS CONTINUITY AND DISASTER RECOVERY
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION
18


OFFICIAL
26.1
The Supplier shall put and maintain in place the Business Continuity Plan which shall be updated
at least annually and in response to any change in the methods, assets, equipment and premises
used by it or its sub-contractors in the delivery of the Services.
26.2
The Business Continuity Plan shall set out how the Supplier will ensure continuity of delivery of
Service, both in terms of the availability and quality of those Services to Customers, if an event
occurs which might otherwise disrupt or interrupt services. The Business Continuity Plan shall
include, as a minimum:
26.2.1
incident monitoring, logging and processing arrangements;
26.2.2
roles and responsibilities in the event of an incident;
26.2.3
definition of criticality levels and priorities;
26.2.4
action plans for each Service Location covering likely or possible risks to Service
continuity;
26.2.5
emergency contact arrangements;
26.2.6
co-ordination with wider services and agencies; and
26.2.7
Business Continuity Plan review, approval, training and testing provisions.
26.3
The Supplier shall supply to the Authority a copy of the Business Continuity Plan within 10 Working
Days of any update and in any event at least once in every Contract Year and in any event within 6
weeks prior to the start of each Contract Year and in such form as the Authority shall reasonably
require.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 1 – GENERIC SPECIFICATION 19

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1 (SPECIFICATIONS)
PART 1 (GENERIC SPECIFICATION)
APPENDIX 1 – DEFINITIONS
1.
DEFINITIONS
1.1
In this Schedule 2.1 (Specifications):
1.1.1
capitalised expressions shall have the meanings set out in Schedule 1
(Definitions); and
1.1.2
unless otherwise provided or the context requires otherwise, the following
capitalised expressions shall have the following meanings:
2014 Act
the Care Act 2014;
Access to Work
the United Kingdom Government initiative of the same name or any
initiative that supersedes it from time to time;
Active Support
support that enables people to take part in all types of activities of
daily life, not just ‘care’ or ‘therapy’ and focuses on activities that are
appropriate for the person’s age and is based on what they can and
want to do;
Advocacy
help to enable a Customer to get the care and support he or she
needs that is independent of the Supplier and the Authority and may
include:
(a)
help to express the Customer’s needs and wishes, and to
weigh up and take decisions about the options available to
them; and
(b)
representation of the Customer’s interests by supporting
them to speak, or by speaking on their behalf;
Advocacy Services
services providing Advocacy support to Customers as described
under the definition of Advocacy;
Assessed Need (Need)
a need that has been identified through an Assessment as meeting
the National Minimum Eligibility Threshold;
Assessment
the process of establishing what a Customer’s needs are, looking at
how they are managing everyday activities, household tasks and
getting out and about;
Assessment and Treatment
a type of specialist in-patient setting;
Unit (ATU)
Authorised Manager
any officer of the Authority authorised to act on its behalf in relation to
Assessment and Referral in which respect the Supplier shall be
entitled to rely upon the assurance of the relevant manager;
Behaviour Support Plan
the plan described at Paragraph 19.4.2 of Part 1 of Schedule 2.1
(Specifications);
Behaviour that Challenges
behaviour that may cause harm to the person or to those around the
person and that may make it difficult for the person to go out and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
Services
about; it may include aggression, self-injury or disruptive or
destructive behaviour; it is often caused by a person’s difficulty in
communicating what they need;
Best Interest Assessment
an assessment of the best interest of the Customer taking into
account matters including, but not limited, to the Customer’s wishes,
feelings and beliefs, the views of the Customer’s family and friends
and all the Customer’s personal circumstances;
Business Continuity Plan
the up to date plan put in place in accordance with Paragraph 26 of
Part 1 of Schedule 2.1 (Specifications);
Capacity
has the meaning given in the Mental Capacity Act 2005;
Care and Support Plan
a written plan following Assessment, which sets out what the
Customer’s care and support needs are, how they will be met
(including what the Customer or anyone who cares for them will do)
and what Services the Customer will receive. The Supplier should
ensure that Customers have the opportunity to be fully involved in the
preparation of this plan and to say what their own priorities are;
Care Certificate
the Care Certificate qualification developed by Skills for Care, Health
England and Skills for Health or such replacement or updated
qualification as Skills for Care (or any successor organisation) may
make available or the Authority may reasonably nominate from time
to time;
Care Manager
the named member of staff responsible for the co-ordination of a
Customer’s care and/or support;
Care Quality Commission
the Care Quality Commission (www.cqc.org.uk) or its successor
(CQC)
body;
Carer
a person who provides unpaid support to a partner, family member,
friend or neighbour who is a Customer;
Challenging Behaviour
the Challenging Behaviour Charter published by the Challenging
Charter
Behaviour Foundation in 2013 or such replacement or updated
Charter as shall be put in place by the Challenging Behaviour
Foundation or any successor body from time to time or such other
similar Charter as may be nominated by the Authority;
Child and Adolescent
used as a term for all services for children and young people who
Mental Health Services
have difficulties with their emotional or behaviour wellbeing;
(CAMHS)
Children and Young People
services for children and young people commissioned and/or
Services
operated by the Authority;
Clinical Commissioning
a group of GP practices in an area that work together to plan and
Group (CCG)
design health services in that area; each CCG is given a budget from
NHS England to spend on a wide range of services that include
hospital care; in Somerset there is one CCG covering the whole of
the county which is called Somerset CCG;
Clinical Tasks and
the Authority, Somerset Clinical Commissioning Group and Somerset
Medicines Policy
Partnership NHS Foundation Trust “Care Workers and Social Care
Staff Clinical Tasks and Medicines Policy” dated April 2010 and
reviewed and amended in June 2015 or such replacement policy as
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
the Authority may notify to the Supplier from time to time;
Common Induction
the Common Inductions Standards 2010 published by Skills for Care
Standards
or such replacement or updated standards as Skills for Care (or any
successor organisation) may publish or the Authority may reasonably
nominate from time to time;
Continuing Health Care
NHS funding for ongoing care outside hospital for someone who is ill
Funding
or disabled; this type of care can be provided anywhere, and can
include the full cost of a place in a nursing home and is provided
when the Customer’s need for day to day support is mostly due to a
need for health care, rather than social care;
Crisis Support
specialist domiciliary and residential care support which may be
required in circumstances where there is a breakdown in the
Customer’s current situation as described in Paragraph 2 of Schedule
2.1 Part 4;
Customer Contribution
the amount a Customer is required by the Authority to pay towards
the cost of the social care service he or she receives;
Court of Protection
an English court that makes decisions about the property, finances,
health and welfare of people who lack Capacity to make decisions for
themselves;
Daytime Support
care and/or support and activities provided during the day and/or
evening and/or weekend for the purpose of delivering outcomes
specified in the Customer’s Care and Support Plan and/or to provide
respite for a Customer’s Carer which could include offering a safe
environment for a vulnerable person and/or a means of providing
personal care and this shall normally take place away from the
Customer’s home environment including through community and/or
buildings based services;
Deprivation of Liberty
legal protection for people in hospitals or care homes who are unable
Safeguards (DOLS)
to make decisions about their own care and support, property or
finances;
Domiciliary Care
services that provide personal care for people living in their own
homes;
Emergency
a situation where, without immediate intervention, change of support
or environment the Customer, or others, would come to harm;
Employer
a company, community or voluntary organisation, council or other
organisation for which people undertake Employment;
Employment
either paid employment working for a company, community or
voluntary organisation, council or other organisation with the
employee’s National Insurance Contributions paid for directly from his
or her wages where the employee earns at or above the National
Minimum Wage with the same terms and conditions as those of other
employees undertaking the same or similar roles including
apprenticeships and/or self-employment where the individual works
for him or herself and pays National Insurance Contributions;
End of Life Plan
a plan for a Customer’s care in the final months of his or her life (and
the activity of creating the End of Life Plan before a Customer is
approaching the final months is sometimes called “advance care
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
planning”, usually undertaken because the Customer has a condition
that is expected to get worse which may mean he or she will not be
able to make or communicate his or her decisions in the future);
Equipment in Care Homes
the joint Authority and Somerset CCG Equipment in Care Homes
Policy
Policy or such updated or replacement policy as the Authority shall
from time to time nominate;
Generic Outcomes
that Customers:
(a)
live
as
independently
as
possible
with
the
same
opportunities to live an ordinary life as anyone else;
(b)
understand the consequences of the decisions that they
make and exercise choice and control over their personal
finances;
(c)
be actively involved in the design and delivery of their
services;
(d)
choose different staff or suppliers for different services,
including those that provide them with their care and
support;
(e)
maximise their independence, choice, control and inclusion
in their local community through skilled support that
enables customers to take informed, positive, risks;
(f)
feel safe and secure in their local community and
know
what to do if they need help;
(g)
have a healthy lifestyle with their emotional, physical and
sexual health care needs being met appropriately; and
(h)
develop confidence,
independence
and skills in co-
operation and collaboration with other suppliers and
professionals to support them to reach their potential,
or such updated or revised outcomes as are notified to the Supplier
by the Authority from time to time;
Health Action Plan
a personal plan for young people and adults with a learning disability
about how to stay healthy and the help and support they may need to
look after their health;
Health Charter for Social
the Health Charter for Social Care Suppliers publicised by Public
Care Suppliers
Health England in 2014 or such replacement or updated Charter as
shall be put in place by Public Health England or any successor body
from time to time or such other similar Charter as may be nominated
by the Authority;
Hospital Passport
a document which is completed by Customers and/or those who
knew them well (this may include Carers, family members,
representatives and staff who support them) to give hospital staff
helpful information including about illness and health;
Incident
an occurrence of dangerous or harmful behaviour, an accident or
near miss that either resulted in, or could reasonably be considered
as likely to result in, physical or emotional harm to a Customer,
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
Carer, member of staff or member of the public;
Independent Advocate
an individual who provides Advocacy for a Customer;
Independent Mental
an Independent Advocate who represents a Customer who does not
Capacity Advocate (IMCA)
have capacity to consent to specific decisions;
Individual Outcomes
aims or objectives that an individual Customer would like to achieve
or needs to happen such as continuing to live in his or her own home,
or being able to go out and about or such aims or objectives as are
identified in the Customer’s Review, Care and Support Plan and
Person Centred Plan;
Individual Placement and
an evidence-based approach to employment support which supports
Support (IPS)
people to achieve sustained employment by taking a “place and train”
approach;
Learning Disability Speech
services provided to adults who have difficulties with their speech,
and Language Services
language, communication, swallowing, eating or drinking;
Licence Agreement
the agreement, usually a licence to occupy, between the Customer
and the owner of the property in which they live in Residential Care
Services;
Makaton
a language programme using signs and symbols to help people to
communicate, designed to support spoken language with the signs
and symbols used with speech in spoken word order;
Medical and Clinical Tasks
the joint Authority and Somerset Partnership NHS Foundation Trust’s
Policy
Medical and Clinical Tasks Policy dated November 2012 and updated
in April 2014 or such updated or replacement policy as the Authority
shall from time to time nominate;
National Minimum Eligibility
the level at which a Customer’s needs reach the point that the
Threshold
Authority is required to meet those needs as set out in the 2014 Act;
New Enterprise Allowance
the United Kingdom Government initiative of the same name or any
initiative that supersedes it from time to time;
NHS
the United Kingdom National Health Service;
NHS Continuing Health
the National Framework for NHS continuing healthcare and NHS
Care (CHC) National
funded nursing care published by the Department of Health on 28th
Framework
November 2012 and updated on 1st November 2013 or such further
updated framework or replacement framework as the Authority may
from time to time nominate;
Ordinarily Resident
having his or her main home in a given location for more than 3
months as defined by UK governance guidance;
Out of Hours
outside of the normal operational hours of the Authority, service, or
element of the service that is taking the relevant action;
Outreach Element
the Domiciliary Care element of Crisis Support as set out in
paragraph 2.1 of Schedule 2.1 Part 4;
Outreach Team
the team providing the Outreach Element;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
PBS Framework
the Positive Behaviour Support Framework;
Person Centred Care and
an approach that puts the person receiving care and support at the
Support
centre of the way care and support is planned and delivered; it is
based around the Customer and the Customer’s own needs,
preferences and priorities; treats the Customer as an equal partner,
and puts into practice the principle of “no decision about me without
me”;
Person Centred Plan
a written plan which sets out details of the Customer’s care and
support and the things that Customer wants to do, prepared with the
Customer and the people that the Customer specifies are important
to them;
Person Centred Plan /
a written plan which sets out details of the Customer’s care and
Person Centred Planning
support and the things that Customer wants to do and which is
(PCP)
prepared with the Customer and the people that the Customer
specifies are important to them;
Personal Care
has the meaning given to it under The Health and Social Care Act
2008 (Regulated Activities) Regulations 2014;
Personal Expenses
the minimum amount of money that a Customer in a Residential Care
Allowance
service must have available to spend on things of your choice, for
example stationery, personal toiletries, treats, presents for friends
and relatives as set out in the Authority’s guidance published on the
Authority’s website from time to time;
Personalised Care and
the Personalised Care and Support Charter set out by the Authority
Support Charter
and provided to the Supplier prior to the Effective Date or such
replacement or updated Charter as shall be notified to the Supplier by
the Authority from time to time;
Positive Behaviour Support
a method of addressing Behaviour that Challenges Services, with the
aim of improving a person’s quality of life which involves looking at
things from the perspective of the person whose behaviour is
challenging, working out how their environment could be improved
and helping them to learn new skills;
Purchase Order
a document issued by the Authority and/or an organisation authorised
to act on its behalf to the Supplier indicating the types, quantities and
agreed prices for the service(s) required;
Quality Framework
the Authority’s Quality Framework provided to the Supplier prior to
the Effective Date or such replacement or updated framework as
shall be notified to the Supplier by the Authority from time to time;
Quality Policy
the Authority’s Quality Policy for Care and Support provided to the
Supplier prior to the Effective Date or such replacement or updated
Charter as shall be notified to the Supplier by the Authority from time
to time;
Rapid Intervention Team
a specialist team managed by Somerset Partnership NHS
Foundation Trust that leads on assessment, treatment and expert
intervention for people with learning disability who have highly
complex challenging behaviour and/or mental health needs;
Real Tenancy Test
a test developed by the National Development Team for Inclusion
and dated September 2010 to help review whether Supported Living
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
Services are enabling Customers to benefit from their housing rights
and helping them to live how they want to (or such updated or
replacement test as the Authority shall nominate);
Referral
a request for an Assessment of a person’s needs, or for Services for
a specific person or Customer;
Referrer
an organisation authorised by the Authority to act on its behalf in the
Referral of Customers to the Supplier;
Registered Manager
the named manager of a service that is registered with the Care
Quality Commission;
Representative
a person appointed or authorised by a Customer to speak on that
Customer’s behalf;
Residential Care
care in a care home, with or without nursing, for older people or
people with disabilities who require 24-hour care;
Residential Care Element
the residential care element of Crisis Support as set out in paragraph
2.1 of Schedule 2.1 Part 4;
Restrictive Intervention
a plan developed in accordance with Paragraph 20 of Part 1 of
Plan
Schedule 2.1 (Specifications);
Restrictive Interventions
has the meaning assigned to it in the Department of Health report
“Positive and Proactive Care: reducing the need for restrictive
interventions”, April 2014;
Retention Period
the retention period specified for any given document or piece of
information or data set as specified in Appendix 1 to Schedule 2.1
(Specifications);
Review
the formal review and re-assessment of a Customer’s needs and
Individual Outcomes as described in Paragraphs 9.1 to 9.3 inclusive
of Part 1 of Schedule 2.1 (Specifications);
Review Report
the report to support the Review as described in Paragraph 9.9 of
Part 1 of Schedule 2.1 (Specifications);
Senior Manager
a member of the Authority’s staff employed at grades 1 to 7;
Serious Complaint
a complaint which falls within the terms of Paragraph 21.8.1 of Part 1
of Schedule 2.1 (Specifications);
Service Specification
the Authority’s specification for the Services or the relevant Service
common to the Supplier and other suppliers as notified to the
Supplier from time to time;
Shared Lives Carer
an individual paid to include a Customer in their family and
community life under the category of care known as Shared Lives as
defined by the CQC;
Short Break
a care and/or support arrangement that has an agreed start and end
date and which is provided in place of a Customer’s usual
arrangements for the purpose of giving either the Customer or a
Carer a break;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1


OFFICIAL
Somerset Safeguarding
the Safeguarding Adults at Risk in Somerset multi-agency policy and
Adults Policy
procedures produced by the Somerset Safeguarding Adults Board in
November 2012 or such updated or replacement policy and
procedures as the Authority shall from time to time specify to the
Supplier;
Somerset Total
an organisation that aims to support people’s speech, language and
Communication
communication needs in Somerset and provides training, resources
(locally and nationally) and ongoing support to share good practice
and help overcome challenges
(http://www.somerset.gov.uk/education learning and schools/school
life/somerset total communication/) ;
Statement of Purpose
a document required by the Care Quality Commission from an
organisation that is registered that includes the basic details of the
service that is provided and the person or organisation providing it;
Supported Living
care and support services provided to Customers living in their own
home in order to promote the Customer’s independence;
Supported Living Property
a building with communal areas in which Customers are granted
tenancies as part of a Supported Living service.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – APPENDIX 1 TO PART 1

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 2
RESIDENTIAL CARE (WITHOUT NURSING) AND SHORT BREAKS
1.
GENERAL
1.1
This Part of Schedule 2.1 sets out the service specification, outcomes and standards which apply
to the provision of Residential Care (without nursing) and Short Breaks (in a Residential Care
home) services to Customers by the Supplier under this Agreement.
1.2
This Part of Schedule 2.1 should be read in conjunction with Part 1 of this Schedule.
2.
SCOPE
2.1
The Services referred to in this Part of Schedule 2.1 will be provided to Customers who:
2.1.1
in the case of Residential Care Services have an Assessed Need for 24 hour
accommodation and support which is to be provided in the form of Residential Care
services; and
2.1.2
in the case of Short Breaks Services have Assessed Needs which meet the National
Minimum Eligibility Threshold for a Short Break and it is assessed that this needs to be
provided within a Residential Care environment.
3.
SERVICE AIMS
3.1
The aims of Residential Care Services are to:
3.1.1
offer Customers a long term, supportive environment in which to live a fulfilled life or as
part of a pathway to greater independence; and
3.1.2
support Customers to promote and maintain their well-being and potential in relation to
their physical, intellectual, emotional and social capacity.
3.2
The aims of Short Breaks are to:
3.2.1
offer Customers and their Carers a short break in order to support people to remain living
in their own or their family home for as long as is practically possible;
3.2.2
provide Carers with a short breaks at a time and in a manner that suits them, and their
family member, in response to Assessed Need and in order to provide support to Carers
to maintain their caring role and other aspects of their lives;
3.2.3
support Customers to achieve and maintain their potential in relation to their physical,
intellectual, emotional and social capacity in order to live as independently as possible;
3.2.4
provide access to a range of quality social and leisure activities designed and arranged
for the duration of the short stay to meet the specific needs and interests of Customers;
and
3.2.5
provide emergency, alternative, care and/or support to Customers and Carers at times of
crisis when they experience changes in their health or social circumstances.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
1


OFFICIAL
4.
OUTCOMES
4.1
The Supplier shall endeavour to achieve the following outcomes for all Customers who receive
Residential Care and Short Breaks Services in addition to the Generic Outcomes and the Individual
Outcomes:
that Customers can:
4.1.1
have equality of opportunity to become part of their communities and do the things that
they enjoy, regardless of their needs;
4.1.2
maximise the benefits that information and communication technology may give them,
when wanted, to talk to their friends and family, shop and make choices;
4.1.3
maintain their skills, and develop new ones in the areas that they want to;
4.1.4
try new things, pursue leisure interests, participate in physical, mental and spiritual
activity and access community resources;
4.1.5
choose how to dress, what to eat, where to go shopping, what to do and when to do it;
4.1.6
be active members of their local communities, with the same rights as any other person to
attend clubs, local groups, socialise and have relationships with friends, family and
partners in the ways that they choose;
4.1.7
develop meaningful friendships and social networks away from their care and support
environment, should they wish to; and
4.1.8
take part in social, leisure and further educational activities which meet their needs,
including during the evening or at weekends; and
in relation to Short Breaks Services, that Customers can:
4.1.9
arrange a short break at a time and location that is appropriate to their needs and those
of their Carers; and
4.1.10
maintain their independence and, where appropriate to the length and location of the
break, day to day links with their communities and activities that they enjoy.
5.
QUALITY STANDARDS
5.1
The Supplier shall ensure that:
5.1.1
Supplier Personnel are outward looking and engaged in their local communities, enabling
Customers to be included when they want to be;
5.1.2
Supplier Personnel work in partnership with health services to ensure Customers’ needs
are met;
5.1.3
Supplier Personnel are respectful towards Customers’ homes and living environments,
and treat them in the same way as any other person’s private space;
5.1.4
Supplier processes and staff keep abreast of national policy, guidance, standards and
developments; and
5.1.5
Customers have personal privacy in their room within the home, experience respect for
their personal possessions, are able to exercise reasonable choice and control over how
it is decorated/furnished and when staff enter.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
2


OFFICIAL
6.
ACCESSING SERVICES
6.1
In relation to both Residential Care and Short Breaks Services the Supplier shall:
6.1.1
ensure that the placement of a new resident to the service is carried out in a timely,
sensitive and person-centred manner, designed around Customer need and shall put in
place a written procedure to achieve the same;
6.1.2
ensure that introductory visits for each prospective Customer, his or her Carers and/or
family, Independent Advocates or friends are arranged in order to support planning and
decision making;
6.1.3
put in place an appropriate, person-centred, transition plan to support the Customer to
start receiving the relevant Service, and to assist the Supplier with arranging appropriate
services to meet the Customer’s needs; and
6.1.4
complete an inventory of all personal possessions (including clothing) brought into the
Residential Care home by the Customer and keep the same up to date for the duration of
the Customer’s stay.
6.2
In relation to Residential Care Services the Supplier shall:
6.2.1
ensure that arrangements for a new Customer are sensitive and personalised, and reflect
the uncertainty and anxiety that Customers may experience when moving home and
deciding whether to live in Residential Care;
6.2.2
prior to the expiry of any initial trial period agreed with the Authority or the Referrer work
with the Authority to review and confirm whether the long term Residential Care offered is
appropriate and in the best interests of the Customer;
6.2.3
ensure that full details of the service to be provided are given to the Customer and/or their
Carer and/or Independent Advocate in an appropriate format as required to fully support
the inclusion of the Customer in the design and delivery of their service;
6.2.4
ensure that the room offered at the time the placement is agreed is the same room then
given to the Customer;
6.2.5
issue the Customer with an agreement giving him or her permission to occupy the
accommodation for the foreseeable future including details of the services to be provided,
the conditions upon which they may be provided, any restrictions and the notice period;
6.2.6
explain any such conditions to the Customer with the support of a Representative and/or
Independent Advocate before the start of service delivery and make these available in an
accessible way that the Customer can understand;
6.2.7
ensure that any such conditions do not contravene CQC standards, the Outcomes, the
Service Specifications or the terms of this Agreement and shall not require any Customer
to enter into any agreement where he or she does not have Capacity to do so.
6.3
In relation to Short Breaks Services the Supplier shall:
6.3.1
ensure that the Service is flexible and includes the provision of a few hours’ Short Break,
a weekend or a full week depending on the agreed annual allocation in the Customer’s
Care and Support Plan; and
6.3.2
make the Service available to Customers at short notice where home circumstances
become difficult and where a Carer requires urgent respite care.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
3


OFFICIAL
7.
REVIEWS
7.1
When a Customer moves to a new Residential Care Service or starts to receive new Short Break
Services the Authority or the Referrer shall arrange a Review within a reasonable period after 28
days with the consent of the Customer and their Carer(s) to ensure that the Services provided are
meeting their needs.
7.2
The Supplier shall monitor and re-assess the Customer’s needs over time and shall make
adjustments to the level of support to meet these needs, provided this does not detract from
achieving the Outcomes or require additional funding.
7.3
In relation to Short Break Services, the Authority or the Referrer may ask the Supplier to undertake
an assessment of needs for a Customer during a Short Break in order to inform Person Centred
Planning and future provision and in such circumstances the Supplier shall carry out the
assessment and shall not be entitled to make any additional charge for carrying out such an
assessment.
8.
SERVICE PROVISION
8.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
8.1.1
make the Services available at all times;
8.1.2
provide a Statement of Purpose describing the services to be provided, including details
of the nature and extent of services in accordance with CQC guidance;
8.1.3
provide appropriate staffing to ensure a safe, quality service and to meet the Assessed
Needs of Customers over a 24 hour period, to include either sleep-in or waking staff as
assessed and required;
8.1.4
ensure all members of Supplier Personnel are trained and attain qualifications in line with
the Health and Social Care Act 2008 (Regulated Activities) Regulations 2014;
8.1.5
provide personal care and support with activities that meet the individual needs of each
Customer in full as detailed in their Person Centred Plan;
8.1.6
provide three nutritious meals a day in accordance with an individual’s personal
preferences and if a Customer goes out and requires a meal elsewhere, the Supplier will
be responsible for providing or funding the alternative;
8.1.7
provide access to social and leisure opportunities arranged to meet the Customer’s
individual needs and Outcomes ensure that any additional activities and support outside
of the standard support package are agreed and funded to meet the specific
requirements of Customers with the agreement of the Supplier and the Authority or the
Referrer;
8.1.8
provide appropriate activities that focus on maintaining and, wherever possible, promoting
the Customer’s life skills and independence both within the Residential Care home and in
the wider community;
8.1.9
ensure the provision of a management on-call service over evenings, weekends and bank
holidays to support Supplier Personnel with the provision of management advice Out of
Hours to ensure a safe and responsive service;
8.1.10
put and keep in place a procedure to accept emergency admissions and, where
necessary a system of delegated authority to facilitate assessments and responsive
decision making in such circumstances; and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
4


OFFICIAL
8.1.11
complete an assessment of the Customer’s needs within 48 hours of an emergency
admission and assist the Authority or the Referrer to review the emergency placement
and begin the planning process for future provision as required.
8.2
In relation to Residential Care Services where the Customer is identified as having a need for a
holiday or Short Break or where the same was previously agreed as part of their original Care and
Support Plan, details should be included in the Customer’s Person Centred Plan and a holiday
included as part of their Residential Care Service. The details of what this might include (number
of days/support provided/costs involved) will be agreed with the Authority or the Referrer and
documented in the Customer’s Person Centred Plan.
8.3
In relation to Short Breaks Services the Supplier shall:
8.3.1
develop and regularly review a process for Short Breaks to be booked to meet the
individual needs of Customers and their Carers, in line with the Short Break allocation in
the Customer’s Care and Support Plan and where there is any query about the allocation
the Supplier will seek clarification from the Authority or the Referrer;
8.3.2
ensure that the booking process for Short Breaks is flexible around the planned length of
stay to meet the needs of individual Customers and will operate independently of the
Authority or the Referrer;
8.3.3
provide flexibility regarding the timing of week day activities and the actual activities
undertaken by the Customer in line with his or her Person Centred Plan;
8.3.4
agree with the Authority or the Referrer in advance any additional costs for the Supplier to
provide activities to the Customer during a Short Break;
8.3.5
be responsible for contacting the Customer or his or her Carer in advance of the Short
Break to agree the activities being undertaken during the Short Break;
8.3.6
provide access to a range of social and leisure activities during the Short Break to meet
the specific needs and interests of each Customer;
8.3.7
where previously agreed with the Customer and his or her Carer arrange continued
access to the Customer’s usual day activities to ensure familiarity and consistency in line
with their individual Person Centred Plan;
8.3.8
make Short Breaks available for emergency booking purposes via the Authority and/or an
organisation authorised to act on its behalf; and
8.3.9
ensure that each Short Break has an agreed start and end date and will only be extended
or transferred to a long term arrangement on receipt of a Purchase Order from the
Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf confirming the change.
9.
ACCOMMODATION
9.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
9.1.1
where provided together provide Short Break beds in premises that are separate from the
Customer’s Residential Care accommodation;
9.1.2
ensure that the accommodation provided is fit for its planned purpose of providing quality,
appropriate Residential Care or Short Break provision and is designed and adapted to
meet the types of need of the Customers who are intending to use the Service;
9.1.3
ensure that the premises, its furniture and fittings are kept in a good standard of repair
and decoration and to a high standard of cleanliness and hygiene and that furniture and
equipment is suitable and sufficient to meet the needs of Customers and of a non-
institutional nature in line with the general aims and values of quality services;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
5


OFFICIAL
9.1.4
ensure an annual up to date schedule of regular maintenance, redecoration and
improvement of the property is prepared in order to maintain the quality of the facilities
provided and to maintain safety and shall provide the same to the Authority within 6
weeks prior to the start of each Contract Year;
9.1.5
produce a list detailing the standard furniture that will be provided in a Customer’s room
and provide the same to Customers, Carers, Representatives and Independent
Advocates prior to the Customer receiving the Service and on request and to the
Authority and any organisation acting on its behalf on request;
9.1.6
make provision for Customers to bring and/or purchase their own furniture, where
wanted, for their room as an alternative to that which is normally provided by the Supplier
provided that the furniture provided by the Supplier will be of sufficient quality and state of
repair that a Customer and/or the representative will not feel obliged to do so;
9.1.7
not require Customers to replace or contribute to the maintenance of items on the list of
standard furniture referred to at Paragraph 9.1.5 above or purchase any furniture items
that are for communal use or which cannot be removed;
9.1.8
ensure that personal possessions of Customers are respected with support provided to
look after and to maintain personal property and ensure the provision of a facility for the
safe storage of Customers’ valuables where this is requested;
9.1.9
have clear, documented procedures in place regarding the care of personal property and
possessions to protect both the Customers and Supplier Personnel;
9.1.10
make best use of telecare, aids, adaptations and mobility aids, where appropriate,
following individual assessment to support individual’s safety, promote personal
independence and provide the least restrictive measures for Customers;
9.1.11
provide bedrooms which are large enough to accommodate Customers reasonably in
accordance with CQC guidance, but particularly where Customers require more spacious
accommodation due to their mobility needs and where they require the use of equipment
and 2:1 support to mobilise and ensure that bedrooms are large enough to meet the
Customers’ needs for the storage of belongings and required equipment;
9.1.12
provide en-suite bathrooms in order to provide privacy and promote individual dignity for
Customers;
9.1.13
provide facilities which enable privacy when required ensuring that bedrooms, toilets and
bathrooms are capable of locking, although locks will be of a type to allow access from
outside in times of emergency;
9.1.14
pay attention to the sensitivities and individual preferences of Customers in terms of
gender and/or cultural separation;
9.1.15
provide a spacious, accessible lounge area available to Customers with television, radio
and similar for Customers to use when required;
9.1.16
where possible provide a dedicated quiet area to provide an alternative to the main
lounge and additional to Customers’ bedrooms;
9.1.17
provide specialist resources where Services intend to meet the needs of Customers with
complex health, communication and sensory needs, following assessment and advice in
order to meet their identified needs;
9.1.18
where the Services intend to meet the needs of Customers with complex health and
physical needs, provide all necessary equipment required following advice and
assessment such as occupational therapy and physiotherapy in order to ensure the
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
6


OFFICIAL
provision of quality, safe, accessible accommodation, facilities and equipment which
maintain personal dignity and respect for Customers;
9.1.19
ensure that all furniture and equipment meets individual Customers’ needs and is
provided in accordance with the Equipment in Care Homes’ Policy, requesting specialist
assessments where required, and that safeguards are in place to prevent Customers
being inappropriately charged for equipment;
9.1.20
where the Customer is in receipt of full Continuing Health Care Funding, approach the
CCG for provision of any additional specialist furniture and equipment required, where
such furniture and equipment is not provided by the Integrated Community Equipment
Service;
9.1.21
ensure that all equipment used is clean, safe and well maintained in accordance with the
manufacturer requirements, service inspection and adherence to the Medicines and
Healthcare products Regulatory Agency requirements;
9.1.22
ensure that homes provide sufficient space for the safe storage of mobility equipment in
order to keep communal lounges and corridors clear;
9.1.23
ensure that homes have an accessible laundry with adequate facilities to meet the needs
of Customers and for washing all types of fabrics and clothing;
9.1.24
ensure that:
(a)
the grounds to premises are well maintained and accessible to Customers:
(b)
that gardens are designed to safely meet the particular needs of Customers and
to encourage their involvement: and
(c)
Customers are encouraged and supported to use the grounds for their
recreation where wanted and appropriate.
9.2
In relation to Residential Care Services the Supplier shall:
9.2.1
ensure that each Customer is provided with a designated room for the duration of their
stay to meet their needs and that no Customer is moved to another room, even with their
or their Carer’s consent, without the prior agreement of the Authority or the Referrer;
9.2.2
ensure that details of the Customer’s room are included on the Licence Agreement
provided to the Customer and that the allocation of a room to that Customer is not
changed other than if the relevant Customer requests to move or for emergency reasons;
and
9.2.3
ensure that any move by a Customer to another room is agreed with that Customer, the
Authority or the Referrer and, if applicable, his or her family, Carers and/or an
Independent Advocate.
9.3
The Supplier shall ensure that if provided on the same site as Residential Care Services a Short
Breaks Service is separate from the Residential Care provision to avoid disruption to long term
residents.
10.
PERSONALISED CARE AND SUPPORT
10.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
10.1.1
ensure that services are centred on the needs and aspirations of each Customer, taking
into account who the person is in the context of their friends and family and ensuring that
the quality and safety of the support enables people to feel safe and to enjoy positive
experiences;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
7


OFFICIAL
10.1.2
ensure that visitors are made welcome at times to suit Customers;
10.1.3
provide a level of care and support appropriate to meet individual Customer needs and in
accordance with any particularly specified needs, but allowing the appropriate level of
self-determination, choice and independence that will enhance the Customer’s quality of
life;
10.1.4
appoint a key worker/key team to each Customer and involve the Customer in this
process to ensure choice and the best possible match;
10.1.5
ensure proactive and responsive communication between the Supplier and the Customer
and their family using appropriate additional
means of communication where the
Customer has complex communication needs and is unable to speak for him/herself;
10.1.6
minimise the number of staff employed to meet the needs of a single individual through
an effective staffing policy/rota system and personalisation policy and ensure consistency
of service to all Customers;
10.1.7
ensure that the needs (including spiritual, ritual and dietary) of people from all ethnic,
cultural and religious backgrounds are catered for in a relevant and proportionate way, as
specified in the Customer’s Person Centred Plan; and
10.1.8
seek the support of the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf to
provide specialist advice and assessment when required in relation to such matters as
communication, behaviour and health conditions.
10.2
In relation to Residential Care Services the Supplier shall:
10.2.1
where included in the Customers Care and Support Plan, ensure that arrangements are
in place for Customers to keep in regular touch with family members and friends and
attend significant family or life events, through visits, by telephone and use of technology;
10.2.2
confirm whether they are able to offer end of life care in their Statement of Purpose and
where they are able to do so, ensure that they work holistically and in conjunction with
Customers, their families, the Authority and/or an organisation authorised to act on its
behalf and health and palliative care specialists to support the relevant Customer in the
best way possible; and
10.2.3
ensure that staff receive training in best practice for end of life care for people with
learning disabilities and their families and in bereavement and loss.
10.3
In relation to Short Breaks Services the Supplier shall provide regular reports to the Authority on
the up-take of Short Breaks by the Customers, identifying where the up-take is equivalent to or
lower than a Customer’s annual allocation (as determined by the Authority or an organisation
acting on its behalf during the Customer’s Assessment) and where requests for short breaks
exceed the annual allocation, the Supplier should inform the Authority or the Referrer in a timely
manner.
11.
PROMOTING INDEPENDENCE
11.1
In order to meet the Outcomes for each Customer the Supplier shall promote independence and
maintain Customers’ skills through encouraging and assisting Customer with tasks including but not
limited to:
11.1.1
personal care and dressing;
11.1.2
eating and drinking;
11.1.3
food and personal shopping;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
8


OFFICIAL
11.1.4
laundry requirements;
11.1.5
cleaning rooms and personal spaces;
11.1.6
food and drink preparation;
11.1.7
accessing the community;
11.1.8
managing relationships with other people;
11.1.9
social, educational and recreational activities;
11.1.10
managing personal correspondence and finances;
11.1.11
planning for the future; and
11.1.12
meeting personal care needs.
11.2
The Supplier will ensure that Customers’ personal choice and wishes regarding who they would like
to provide their personal care are taken into account and given priority wherever possible and that
intimate personal care tasks should be provided by suitably matched staff in terms of any cultural
sensitivities and gender.
12.
MEETING HEALTH NEEDS
12.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
12.1.1
have clear procedures in accordance with the Mental Capacity Act 2005 to assess
individual capacity, to support Customers with decision making and to obtain valid
consent and shall ensure that these procedures are monitored and reviewed;
12.1.2
assist Customers to meet their health needs through:
(a)
the provision of nutritious meals and drinks to meet dietary needs and individual
preferences;
(b)
supporting access to primary and specialist health services as identified in
assessments and the Customer’s Person Centred Plan;
(c)
providing Advocacy to support Customers to access the health care they
require;
(d)
enabling Customers to have an annual health check with their general
practitioner that results in a Health Action Plan detailing health improvement
actions for the next year;
(e)
identifying the barriers that make it difficult for a Customer to access health
services such as the availability of family, Carers or Supplier Personnel who
know the Customer well, specific anxieties and phobias and setting out the
actions needed to overcome such barriers in the Customer’s Person Centred
Plan;
(f)
identifying and documenting the reasonable adjustments needed by Customers
to access healthcare and record the same in the Customer’s Person Centred
Plans and Hospital Passports;
(g)
providing Customers with one-to-one support where required and agreed by the
Authority or Referrer in order to support access to medical appointments;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
9


OFFICIAL
(h)
ensuring that specialist health assessments are sought when required and that
any treatments or therapeutic programmes are implemented as directed; and
(i)
supporting access to formal Advocacy Services, including Independent Mental
Capacity Advocates, as required under the Mental Capacity Act 2005.
12.1.3
support Customers to manage their own health conditions where appropriate, including
through the provision of telecare, aids, adaptations and mobility aids to promote
independence;
12.1.4
ensure that it has an adequate supply of equipment and medical devices to meet the
health and physical needs of all Customers at all times and that such equipment is safe
and that Supplier Personnel are trained in its proper use;
12.1.5
where Customers have additional health needs and require specialist health assessment
and advice ensure that they actively implement any specialist health recommendations
into the Customer’s Person Centred Plan.
12.1.6
not carry out any tasks which constitute nursing care, which is the responsibility of the
National Health Service, save where this is part of a Customer’s regular care routine and
appropriate training has been delivered to key Supplier Personnel by suitable
professionals, as advised in the joint Authority and Somerset Partnership NHS
Foundation Trust’s Clinical Tasks and Medicines Policy, in which case this will be
provided within the standard charge for the Service as set out in Schedule 7.1 Charges
and Invoicing.
12.1.7
provide any health care tasks as ancillary and incidental to the provision of the
Residential Care and Short Break Services as directed by the NHS Continuing Health
Care (CHC) National Framework; and
12.1.8
where a Customer’s health needs become their primary needs make a request to the
local Continuing Health Care Team for National Health Service Continuing Health Care
Funding.
12.2
In relation to Residential Care Services the Supplier shall:
12.2.1
provide support to access all routine medical appointments such as chiropodists dentists
and physiotherapists to meet the needs of the Customer where required and include the
same within the standard charge for the Service as set out in Schedule 7.1 Charges and
Invoicing;
12.2.2
ensure that Customers are supported to attend any emergency appointments and have
access to medical attention when required;
12.2.3
liaise with the Authority or the Referrer and the Hospital Learning Disability Liaison Nurse
for Musgrove Park Hospital and Yeovil District Hospital prior to any outpatient
appointments and hospital admissions in order to facilitate Person Centred Planning and
the provision of reasonable adjustments to access the required National Health Service
services;
12.2.4
where a Customer lacks capacity, consult with their family and/or Representative in
relation to any such appointments;
12.2.5
where a Customer is admitted to hospital ensure that the Authority or the Referrer, the
Customer’s family and/or alternative persons of equivalent status are informed in a timely
fashion; and
12.2.6
if requested to do so by the Authority or the Referrer, and appropriate to the particular
needs of the Customer, provide support to Customers within hospital settings, including
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
10


OFFICIAL
admissions making reference to the Musgrove Park Hospital Learning Disability Policy
2013 and the Yeovil District Hospital Learning Disability Protocol 2014.
12.3
In relation to Short Breaks Services the Supplier shall only support routine medical appointments
where this is agreed with the Authority or the Referrer in advance of the stay commencing, which
should ideally be at the time of booking and will ensure that Customers are able to attend any
emergency appointments and have access to medical attention, when required; liaising with
families and the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf.
13.
INVOLVEMENT IN ACTIVITIES
13.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
13.1.1
ensure that they are aware of local community resources, activities and events in order to
support Customers’ access and involvement in the community;
13.1.2
enable Customers to access community activities on an individual or small group basis as
set out in the Person Centred Plan, such as:
(a)
sporting activities;
(b)
musical and other cultural events;
(c)
shopping and leisure activities;
(d)
engagement with learning, voluntary and employment opportunities;
(e)
support to attend other activities already planned and provided by other
agencies;
(f)
drinks and meals out;
(g)
social events; and
(h)
religious events or occasions.
13.1.3
ensure that any costs of activities are agreed by the Customer, their Carer or
Representative as appropriate at the time of the original placement and that payment for
additional activities outside of the original agreement is negotiated separately at
subsequent Reviews;
13.1.4
where Customers use public transport independently to attend an on-going activity,
ensure that they are encouraged to continue doing so once they have learnt any new
routes that apply where a change of location occurs;
13.1.5
ensure that, where appropriate and when included in their Person Centred Plan,
Customers are supported to develop public transport skills;
13.1.6
ensure that the responsibility for and method of payment for the cost of both public
transport and that provided by the Supplier is agreed on an individual basis by the
Customer or their Representative as appropriate, the Authority or Referrer and the
Supplier.
13.2
In relation to Short Breaks Services the Supplier shall:
13.2.1
where requested by the Referrer some Customers receiving a Short Break, may need to
continue to attend a regular activity taking place during the day. Where this is required
the details of the activity and responsibility for facilitating the attendance will provided by
the Referrer and will be included in their Person Centred Plan;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
11


OFFICIAL
13.2.2
where Customers continue attending their regular day time activity ensure that:
(a)
where Customers use public transport independently to attend on-going
activities they are encouraged to continue doing so, where possible, once they
have learnt any new routes that apply in a change of location;
(b)
where Customers use specific transport related to the day time activity this
arrangement continues wherever practicable, or if it is not practicable an
alternative arrangement is agreed with the Authority or the Referrer;
(c)
where a Customer’s family provides transport to and from their placement
centre any informal transportation arrangements currently provided by the
family are provided as part of core costs;
(d)
any day activity providers are notified of the names of Customers receiving a
Short Break and are advised of those who will require transport;
(e)
funding for any additional support for the Customer to access day and leisure
activities is agreed with the Authority or the Referrer if the Customer does not
already attend such activities and this support is provided directly or through an
alternative day opportunity as agreed in the Customer’s Person Centred Plan;
(f)
where a Customer has an Assessed Need for support with transport this is
discussed and agreed by the Supplier and the Authority or Referrer; and
(g)
the aims of the Service and the Outcomes are taken into account in considering
the best way to provide transport to meet individual Customers’ needs.
14.
MANAGING CUSTOMER FINANCES
14.1
In relation to both Residential Care and Short Break Services, the Supplier shall:
14.1.1
define the Supplier’s Personnel’s role in supporting an individual to manage their personal
finances in the relevant Customer’s Person Centred Plan; and
14.1.2
ensure that any misuse or loss of a Customer’s money, benefit books, cards, property, or
breakage of property is immediately reported to the Carer and/or the Customer’s
Representative and the Authority or Referrer and in the event that a member of the
Supplier’s Personnel is found, following investigation by the Supplier, to be responsible
for any loss or damage, shall reimburse the Customer.
14.2
In relation to Residential Care Services the Supplier shall:
14.2.1
demonstrate that Customers retain their weekly Personal Expenses Allowance (PEA),
and shall account to the Customer, their Representative and the Authority accordingly;
and
14.2.2
not require or put pressure on any Customer to spend their PEA in particular ways and
will not ask Customers to spend their PEA on items and/or services for communal use,
aspects of board, lodgings and care that have been contracted for by the Authority and/or
assessed as necessary to meet their Assessed Needs by the Authority and/or the NHS,
for example, transport, continence wear, additional one-to-one support and chiropody
(which list is not intended to be exhaustive and written guidance must be sought by the
Supplier if there is any doubt).
15.
TRAINING
15.1
The Supplier will ensure that all Supplier Personnel are trained to meet the needs of the Customers
to whom they provide support and the requirements of the CQC (including and specific training
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
12


OFFICIAL
relating to CQC standards), through induction, mandatory and specialist training including, but not
limited to:
15.1.1
introduction to learning disabilities;
15.1.2
safeguarding vulnerable adults and multi-agency procedures, including:
(a)
recognising and reporting abuse and what to do if there is an incident or if
abuse is identified;
(b)
serious incident recording and reporting; and
(c)
whistle blowing;
15.1.3
professional boundaries;
15.1.4
the death of a Customer;
15.1.5
missing persons;
15.1.6
Positive Behaviour Support plans and Restrictive Interventions;
15.1.7
deprivation of liberties;
15.1.8
meeting Customer’s communication needs;
15.1.9
human rights;
15.1.10
dignity in care;
15.1.11
personalisation and Person Centred Planning;
15.1.12
the Mental Capacity Act 2005;
15.1.13
building and maintaining Customer’s skills;
15.1.14
facilitating community inclusion;
15.1.15
postural management;
15.1.16
risk assessment;
15.1.17
food hygiene, basic food preparation and healthy meals;
15.1.18
nutrition and dysphagia;
15.1.19
health and safety, including manual handling;
15.1.20
first aid;
15.1.21
fire safety;
15.1.22
medicines and clinical tasks;
15.1.23
infection control;
15.1.24
managing long term conditions including:
(a)
epilepsy;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
13


OFFICIAL
(b)
dementia; and
(c)
sensory loss;
15.1.25
end of life care;
15.1.26
bereavement and loss;
15.1.27
equalities and diversity; and
15.1.28
the Data Protection Act.
15.2
The Supplier shall keep records of all Supplier Personnel training in line with CQC requirements
and shall produce an annual training plan detailing new and on-going training requirements and
how these will be met in order to promote service quality and development.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 2 – RESIDENTIAL CARE AND SHORT BREAKS
14

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 3
SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
1.
GENERAL
1.1
This Part of Schedule 2.1 sets out the service specification, outcomes and standards which apply
to the provision of Supported Living and Domiciliary Care services to Customers by the Supplier
under this Agreement.
1.2
This Part of Schedule 2.1 should be read in conjunction with Part 1 of this Schedule.
2.
SCOPE
2.1
The Services referred to in this Part of Schedule 2.1 will be provided to Customers who have an
Assessed Need for Domiciliary Care or Supported Living Services.
2.2
The Supplier will provide care and/or support to Customers in their homes, including Supported
Living Properties and where included in the relevant Customer’s Care and Support Plan this may
include supporting Customers to carry out and/or arrange for domestic tasks to be undertaken.
2.3
Supplier Personnel will not undertake domestic tasks on behalf of Customers unless the relevant
task:
2.3.1
has been identified as an eligible need and included in the Authority’s Purchase Order;
2.3.2
directly relates to a care task such as cleaning a bathroom after use where the Customer
is unable to do so themselves; or
2.3.3
directly relates to health and safety and/or infection control.
2.4
Where Customers have shared use of communal areas the Supplier should ensure that such
Customers are responsible for carrying out domestic tasks in such areas or making arrangements
for them to be carried out on their behalf unless such tasks have been identified as an assessed
eligible need and are included in the Customer’s Care and Support Plan in which case the Supplier
shall support the Customer either to carry out these tasks themselves or to make arrangements for
them to be carried out on their behalf.
2.5
Where the Customer is a tenant the Customer’s relationship with their landlord is outside the scope
of this Part of this Schedule save that where the Customer has a tenancy and an assessed eligible
need for support to manage it (including arranging and/or carrying out domestic tasks), this will be
included in the Care and Support Plan and the Supplier shall provide such support.
2.6
Where the Supplier is also the owner of the Customer’s accommodation the Supplier shall obtain
and provide to the Authority written advice from the CQC concerning the risk of the service being
found to be unregistered Residential Care.
3.
OUTCOMES
3.1
The Supplier shall endeavour to achieve the following outcomes for all Customers who receive
Supported Living and Domiciliary Care Services in addition to the Generic Outcomes and the
Individual Outcomes.
that Customers can:
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
1


OFFICIAL
3.1.1
have equality of opportunity to become part of their communities and do the things that
they enjoy, regardless of their needs;
3.1.2
choose who they live with and who they invite into their home, in the same way as any
other person;
3.1.3
maximise the benefits that information and communication technology may give them,
when wanted, for example to talk to their friends and family, shop and make friends;
3.1.4
access transport which meets their needs;
3.1.5
move from Supported Living Properties to live as independently as possible in the
community if they choose to do so;
3.1.6
maintain their skills, and develop new ones, in the areas that they want to;
3.1.7
try new things, pursue leisure interests, participate in physical and mental activity and
access community resources if they want to;
3.1.8
choose how to dress, what to eat and when, where to go shopping, what to do and when
to do it;
3.1.9
be active members of their local communities, with the same rights as any other person,
to attend clubs, local groups, socialise and have relationships with friends, family and
partners in the ways that they choose; and
3.1.10
develop friendships and social networks away from their care and support environment,
should they wish to.
4.
QUALITY STANDARDS
4.1
The Supplier shall:
4.1.1
ensure that Services are outward looking and engaged in their local communities,
enabling people to be included when they want to be;
4.1.2
ensure that Customers have personal privacy within their home, experience respect for
their personal possessions, are able to exercise choice and control over how it is
decorated and furnished and when staff enter;
4.1.3
subject to the Customer giving their consent, work in partnership with the Authority or the
Referrer and health services to ensure that Customers’ needs are met; and
4.1.4
ensure that all Supplier Personnel are respectful towards Customers’ homes and living
environments, and treat them in the same way as any other person’s private space.
5.
AIMS OF THE SERVICES
5.1
The Supplier shall provide the Services in and from the Customer’s home to support them with
aspects of their life as described in their Care and Support Plan and the support shall include:
5.1.1
personal care and support to meet a Customer’s Assessed Needs;
5.1.2
practical daily support to maintain and/or promote the Customer’s independence;
5.1.3
practical daily support to help Customers to remain safe and secure in their homes;
5.1.4
support to help Customers to engage in their local communities and to participate fully in
activities;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
2


OFFICIAL
5.1.5
support to maintain a tenancy, including reporting problems to the landlord; and
5.1.6
any other types of care and/or support identified for provision by the Supplier in the
Customer’s Care and Support Plan
6.
ACCESSING SERVICES
6.1
In respect of both Domiciliary Care and Supported Living Services the start date for each individual
Customer’s service will be agreed with the Customer and/or their Representative and the Authority
or the Referrer based on the individual needs of the Customer and the urgency of the service.
6.2
In respect of Supported Living Services the Supplier shall arrange an introductory visit for each
prospective Customer and, with their consent, their Carer and/or their Representative and/or the
Authority or the Referrer in order to support planning and decision making and shall ensure that a
person centred transition plan is agreed with the Authority to support the Customer to move in the
best possible way and to assist the Supplier with arranging the appropriate services to meet the
Customer’s needs.
6.3
In respect of Domiciliary Care the Supplier shall arrange introductory visits to each prospective
Customer’s home, attended with their consent by their Representative and/or the Authority or the
Referrer as appropriate, in order to support planning and decision making.
7.
REVIEWS
7.1
When a Customer starts to receive Domiciliary Care or Supported Living Services or where there is
a change in the provision of those services that has the potential to impact the achievement of the
Outcomes for the Customer or create additional cost for the Customer, the Authority or the
Referrer, the Authority or the Referrer shall arrange a Review within a reasonable period not less
than 28 days and not more than 42 days after the commencement of or change in Service
provision with the consent of the Customer and their Carer(s) to ensure that the Services provided
are meeting their needs.
7.2
The Supplier will ensure that it monitors and re-assesses the Customer’s needs over time and
make adjustments to the level of support provided where this does not detract from achieving the
Customer’s outcomes or lead to any additional funding requirement.
7.3
The Supplier is responsible for working with the Authority or the Referrer to ensure that the service
provided to each Customer meets their Assessed Needs and is reviewed at least annually such
Review to include relevant contributors, including the Customer and, with their permission, their
Representative as well as anyone the Customer wishes to invite.
8.
SERVICE PROVISION
8.1
In respect of both Domiciliary Care and Supported Living Services:
8.1.1
the Supplier shall ensure that the Services are available to be delivered at all times and
that where a Supported Living Service is being provided, the care and/or support is
available to Customers continuously, but tailored to meet their individual needs;
8.1.2
the Supplier shall ensure that a copy of the Customer’s Person Centred Plan is held by
the Customer and that the Customer is aware of where their Plan is stored and that it is
available to them at any time;
8.1.3
the Supplier will ensure sufficient staffing to provide a safe, quality service to meet the
assessed eligible needs of Customers as required over a 24 hour period, to include either
sleep-in or waking night staff if identified as an eligible need in the Customer’s Care and
Support Plan;
8.1.4
the Supplier shall ensure that Supplier Personnel working in Customer’s homes will
always acknowledge that the home belongs to the Customer(s) living there and follow all
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
3


OFFICIAL
the usual courtesies when visiting a home belonging to someone else such as knocking
and not entering the house/room before being invited in, waiting to be asked if they would
like a drink, asking if they need to use the toilet;
8.1.5
the Supplier shall ensure that Customers and their Representatives are addressed by the
name they prefer;
8.1.6
the Supplier will ensure that Supplier Personnel staff take due care with all Customers’
possessions;
8.1.7
the Supplier must make good any loss or damage to a Customer’s possessions that is
caused by the negligence of the Supplier’s Personnel;
8.1.8
the Supplier shall ensure that all staff are trained and assessed as competent in
performing all the tasks they will be required to complete as part of the care and/or
support specified in a Customer’s Person Centred Plan, including any additional training
required for specific conditions or allowed medical tasks;
8.1.9
the Supplier shall ensure the provision of a management on-call service during evenings,
weekends and bank holidays to support Supplier Personnel with the provision of Out of
Hours advice to ensure a safe and responsive service for Customers;
8.1.10
the Supplier shall work flexibly and collaboratively with other suppliers and/or volunteers,
where Customers receive support from more than one organisation, or type of service, in
order to meet their needs and outcomes;
8.1.11
the Supplier shall ensure that all necessary equipment is available where it is providing a
service to meet the needs of people with complex health and/or physical needs, following
discussion with the Customer and the provision of information, advice and assessment as
required;
8.1.12
the Supplier shall consult with Customers about any changes in the delivery of their care
and/or support that affects them including but not limited to a change in Supplier
Personnel or change in time arranged to provide support and give reasonable notice of
any such change where changes are unavoidable;
8.1.13
the Supplier will provide care and/or support that meets the individual needs of each
Customer as detailed in their Care and Support Plan through their Person Centred Plan
which may include, where appropriate, enabling and supporting Customers to:
(a)
participate in all aspects of daily life, including meal preparation, personal care
and meeting their day to day needs;
(b)
make use of technology to enhance their lives;
(c)
access up to date information on, and participate in, activities and opportunities
in the community;
(d)
participate in activities of their choice;
(e)
try new things including education, volunteering, sports, leisure and work which
may include supporting Customers to make contact with services and
organisations
to
request
that
reasonable
adjustments
are
made
to
accommodate their needs;
(f)
participate in opportunities for peer support and social opportunities outside of
their homes to increase their social networks and enable Customers to
maximise their independence;
(g)
access both mainstream and specialist NHS Services; and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
4


OFFICIAL
(h)
access advice and assessment in relation to equipment, adaptations and
telecare;
8.1.14
the Supplier shall ensure that each Customer’s service is:
(a)
individually planned and managed so that the parts of their Care and Support
Plan the Supplier is responsible for are met;
(b)
adjusted to reflect any changes the Customer and/or the Authority or the
Referrer requests; and
(c)
provided in a way that ensures that no Customer is either left at risk without the
provision of the service, or put at risk by being provided with a service that does
not meet their needs as described in their Care and Support Plan;
8.1.15
where a Customer and/or their Representative agrees, and it is recorded in their Person
Centred Plan, the Supplier may be given a key or entry code to a Customer’s home and if
so Suppliers must ensure that:
(a)
appropriate measures are taken to prevent loss, misuse or theft of the code;
and
(b)
access to Customers’ homes by Supplier Personnel is at a minimum and only
when a Customer requires care and/or support, or by their invitation.
8.2
In respect of Supported Living Services:
8.2.1
the Supplier shall ensure that staff working in Customers’ homes recognise and
understand the ethos and requirements of providing care and/or support in a Supported
Living environment and support Customers in a way that reflects this;
8.2.2
the Supplier shall not:
(a)
install or operate from offices within the Supported Living Property or its
grounds without first having considered options for the use of information and
communication technology to manage and store documents relating to
Customers and the running of the service on their behalf as the default option
and in any event without the permission of all the Customers living there;
(b)
install any office equipment within a Supported Living Property without the
permission of all Customers living there; and
(c)
where a Customer is not assessed as having capacity to make any decision
contemplated under Paragraphs 8.2.2 (a) or 8.2.2 (b) or does not have a
Representative that is independent of the Supplier discussions with Customers
will be supported by an Independent Advocate in respect of which the Supplier
will be responsible for paying all charges.
8.2.3
subject to Paragraph 8.2.2, where Customers agree to offices being cited in the
properties they rent the Supplier shall pay the rental for the room and all associated costs
of running the office, including all equipment and a contribution to utility costs;
8.2.4
subject to Paragraph 8.2.2, where installation of equipment affects the fabric of the
building or furnishings the Supplier shall seek permission from the landlord and will be
responsible for returning the building to its original condition on removal of the equipment
and/or if the service is transferred to another supplier, unless a written agreement is
made for the responsibility to pass to the new supplier;
8.2.5
the Supplier must ensure that Supplier Personnel do not display within the Supported
Living Property and its boundaries any notices or documentation that relate to the
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
5


OFFICIAL
operational management and function of the service or for the collective or personal use
of staff; and
8.2.6
in Supported Living Properties where some or all facilities are shared between a number
of Customers the Supplier will, jointly with the landlord, ensure that each Customer is
given the opportunity to choose their room from those that are available.
9.
PERSONALISED CARE AND SUPPORT
9.1
In respect of both Domiciliary Care and Supported Living Services:
9.1.1
the Supplier will have clear procedures that are regularly reviewed and which meet the
requirements of Mental Capacity Act 2005 to assess individual Capacity to support
people with decision making and to obtain appropriate and valid consent for those
Customers who do not have Capacity or whose Capacity is variable;
9.1.2
the Supplier shall ensure that Services are centred on the needs of each Customer and
provided in the least intrusive way ensuring that the quality and safety of the support
enables people to feel safe and enjoy positive experiences;
9.1.3
with the exception of core hours provided as part of a Supported Living Service referred
in Paragraph 9.2.1 the Supplier shall not:
(a)
require Customers to only use their services/and or those of partner
organisations; nor
(b)
require Customers to agree to receive a greater volume of service than they
require;
9.1.4
the Supplier will take steps to minimise the number of staff employed to meet the needs
of a Customer living alone through an effective staffing policy or rota system and
personalisation policy and will ensure consistency of service to all Customers as far as is
practicable;
9.1.5
the Supplier will ensure that Customers are wherever possible able to choose which
Supplier Personnel support them and will consult the Customers before any permanent
changes are made to the staff who support them and where a Customer’s choice cannot
be accommodated ensure that an explanation is given to the Customer in a way that
he/she can understand;
9.1.6
the Supplier will ensure that the introduction of new Supplier Personnel is conducted in a
person centred way that meets the needs of each Customer;
9.1.7
the Supplier will ensure that Supplier Personnel supporting Customers to participate in
activities are available throughout the period in which support is required so that for
example a Customer will not be asked to leave an activity early due to a shift change;
9.1.8
the Supplier shall ensure that Customers can choose when they:
(a)
get ready for bed;
(b)
go to bed;
(c)
get up in the morning;
(d)
get dressed unless not going out;
(e)
have their meals, including what to eat and where to eat it;
(f)
have a shower or a bath;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
6


OFFICIAL
(g)
invite friends and family to visit them; and
any exceptions to the above must be discussed with the Customer and, with their
consent, their Representative and/or an Independent Advocate and the Authority or the
Referrer and documented in the Customer’s Person Centred Plan.
9.2
In respect of Supported Living:
9.2.1
the Supplier shall ensure that the amount of shared care and/or support provided to
Customers (sometimes referred to as “core hours”) will be the minimum necessary to
ensure that Customers have control over as much of their care and support as possible;
9.2.2
the Supplier shall ensure that the family and friends of Customers are able to visit them in
the privacy of their home at times that suit them;
9.2.3
the Supplier shall ensure that Customers are able to receive visits in private from their
general practitioner or other medical or health practitioners;
9.2.4
the Supplier shall appoint a key worker or key team to each Customer and shall involve
the Customer in this process to ensure that the Customer is happy with the person or
persons supporting them;
9.2.5
the Supplier shall ensure that Customers always wear their own clothes and that they are
of their own choice and shall ensure that Supplier Personnel do not provide a Customer
with clothes from any other person at any time;
9.2.6
the Supplier shall ensure proactive and responsive communication between the Supplier
the Customer and their family and where Customers have complex communication needs
and are unable to speak for themselves shall use additional ways of providing
communication to families including but not limited to communication books, emails and
use of tablet computers;
9.2.7
the Supplier shall support Customers to seek the support of the Authority and/or an
organisation authorised to act on its behalf and/or NHS services to provide specialist
advice and assessment when required such as support from a speech and language
therapist or from clinicians who deal with specific health conditions, including epilepsy;
9.2.8
where included in the Customer’s Care and Support Plan the Supplier will ensure that
there are arrangements in place for Customers to keep in regular touch with family
members and friends and attend significant family or life events through visits by
telephone and through the use of technology; and
9.2.9
the Supplier shall attend and if required facilitate and/or take notes of regular meetings of
the tenants living at the Supported Living Property with the aim of maximising their
involvement in the running of the service.
10.
MOVING HOME
10.1
Where a Customer chooses to initiate a move to a different property the Supplier will if required
support the Customer to inform the Authority or the Referrer so that a Review can be arranged and
continuity of service can be maintained.
10.2
Where support to manage a tenancy has been identified in the Customer’s Care and Support Plan
and included on the Authority’s Purchase Order the Supplier shall support the Customer to perform
the necessary tasks to end their current tenancy and if required take on a new tenancy.
10.3
Where support to use transport has been identified in the Customer’s Care and Support Plan and
included on the Authority’s Purchase Order the Supplier shall ensure that the Customer can
continue doing so through support to learn any new routes.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
7


OFFICIAL
10.4
The Supplier shall not initiate or arrange for a Customer to move to an alternative Service or to a
different tenancy within the same Supported Living Property without the express consent of both
the Customer and (if moving to a different tenancy within the same Supported Living Property) the
landlord, and where appropriate their Carer and/or Representative supported by an Independent
Advocate where required and the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf
which will be reasonable for any Best Interest Assessment that may be required prior to any move
taking place.
10.5
If any move of a Customer to an alternative service or a different tenancy within the same
Supported Living Property has been initiated by the Supplier then the Supplier shall be responsible
for meeting all costs associated with the move. In all other circumstances the Customer will be
responsible for meeting the costs.
11.
PROMOTING INDEPENDENCE
11.1
The Supplier shall enable Customers to undertake tasks with the aim of maximising independence
and/or maintaining skills and these tasks include but are not limited to:
11.1.1
personal care and dressing;
11.1.2
food and drink preparation;
11.1.3
shopping;
11.1.4
laundry;
11.1.5
social educational and recreational activities in the community;
11.1.6
managing relationships with other people;
11.1.7
managing personal correspondence and finances;
11.1.8
planning for the future; and
11.1.9
any other activities that support the Customer to increase or maintain their independence.
11.2
The Supplier shall ensure that any costs of activities are agreed with the Customer and with their
permission their Representative or Independent Advocate in advance and payment for additional
activities outside of the original agreement may be negotiated separately at subsequent Reviews
and will be in addition to any existing agreements.
11.3
The Supplier shall ensure that Customers are supported to develop public transport skills where
appropriate and identified in the Customer’s Care and Support Plan and included on the Authority’s
Purchase Order.
11.4
The Supplier shall ensure that Customers are enabled to make best use of assistive technology to
maximise their independence.
12.
MEETING PERSONAL CARE NEEDS
12.1
The Supplier shall take into account Customers’ personal choice and wishes regarding who they
would like to provide their personal care and shall give priority to such wishes wherever possible.
12.2
The Supplier shall ensure that intimate personal care tasks are provided by Supplier Personnel
who are suitably matched to the relevant Customer in terms of any cultural sensitivities and gender.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
8


OFFICIAL
13.
MEETING HEALTH NEEDS
13.1
The Supplier shall encourage and support Customers to manage their own health conditions
wherever possible.
13.2
The Supplier shall provide care and/or support that enables Customers to meet their health needs
as detailed in their Care and Support Plan thorough their Person Centred Plan where appropriate
which may include but is not limited to:
13.2.1
enabling Customers to register with a general practitioner (GP) and dentist of their choice,
subject to the practitioners accepting the Customer;
13.2.2
enabling access to primary and specialist health services as identified in assessments
and the Customer’s Person Centred Plan including all relevant health screening
opportunities;
13.2.3
enabling access to regular check-ups with dentists opticians chiropodists and similar
providers;
13.2.4
enabling Customers to have an annual health check with their GP should they wish to
that results in a Health Action Plan detailing health improvement actions for the next 12
months;
13.2.5
identifying any barriers that make it difficult for a Customer to access NHS services, and
agreeing any actions/reasonable adjustments required with the Customer and with their
consent their Representative or Independent Advocate and documenting them in their
Person Centred Plan and Hospital Passport;
13.2.6
accompanying the Customer to appointments if required and where the Customer
consents for Supplier Personnel to do so;
13.2.7
enabling access to Advocacy Services, including Independent Mental Capacity
Advocates as required under the Mental Capacity Act 2005; and
13.2.8
enabling and facilitating access to accessible health related information.
13.3
The Supplier shall ensure that where Customers have additional health needs and are in receipt of
a specialist health assessment and advice all Supplier Personnel providing care and/or support are
aware of and actively implement any specialist health recommendations into the Customer’s
Person Centred Plan.
13.4
Where a Customer is admitted to hospital the Supplier shall ensure that the Authority or the
Referrer, the Customer’s family and/or alternative persons of equivalent status are informed in a
timely fashion.
13.5
If requested to do so by the Authority or the Referrer and where required and appropriate to the
particular needs of the Customer the Supplier shall in agreement with the Customer their
Representative or Independent Advocate and the hospital provide support to Customers within
hospital settings including admissions and the Supplier shall make reference to the Musgrove Park
Hospital Learning Disability Policy 2013 and the Yeovil District Hospital Learning Disability Protocol
2014 in each case as amended or replaced from time to time.
13.6
The Supplier shall ensure that Supplier Personnel maintain good practice at all times in the control
of infection.
13.7
The Supplier shall ensure that Supplier Personnel are provided with adequate protective clothing
and equipment including where necessary disposable aprons gloves and appropriate polythene
bags for the disposal of soiled clothes dressings linen drugs instruments and other waste matter.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
9


OFFICIAL
14.
INVOLVEMENT IN ACTIVITIES
14.1
The Supplier shall ensure that they are aware of local community resources activities and events in
order to support access and involvement of Customers in the community.
14.2
The Supplier will enable Customers to access community activities in line with the Person Centred
Plan including but not limited to:
14.2.1
sporting activities;
14.2.2
musical and other cultural events;
14.2.3
shopping and leisure activities;
14.2.4
engagement with learning voluntary and employment opportunities;
14.2.5
support to attend other activities already planned and provided by other agencies;
14.2.6
drinks and meals out;
14.2.7
social events; and
14.2.8
religious events or occasions.
15.
CUSTOMER FINANCES
15.1
The Supplier shall provide appropriate support to enable Customers to manage their finances as
detailed in their Care and Support Plan through their Person Centred Plan and shall ensure that the
role of Supplier Personnel in supporting the Customer to manage their personal finances is detailed
in their Person Centred Plan which may include but is not limited to:
15.1.1
enabling Customers who can do so to manage their own finances to the maximum extent
possible;
15.1.2
where required supporting Customers to pay their daily living expenses through a budget
agreed with the Customer and with the Customer’s consent their Representative or
Independent Advocate;
15.1.3
supporting Customers to make informed choices about what they spend their disposable
income on and saving for larger purchases; and
15.1.4
where required and applicable, supporting the Customer to access motability services.
16.
TRAINING
16.1
The Supplier shall provide on-going training development and supervision for all Supplier
Personnel to maintain appropriate levels of skill and knowledge and shall provide refresher training
on a regular basis and assess each member of Supplier Personnel’s on-going competence to
perform tasks on an on-going basis.
16.2
The Supplier shall ensure that they keep records of all staff training in line with CQC requirements
and that they produce an annual training plan detailing new and on-going training requirements in
order to promote service quality and development.
16.3
The Supplier must ensure that all staff are given a full induction which covers the following as a
minimum:
16.3.1
introduction to learning disabilities;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
10


OFFICIAL
16.3.2
safeguarding vulnerable adults;
16.3.3
manual handling;
16.3.4
communication;
16.3.5
data protection;
16.3.6
risk assessment;
16.3.7
food hygiene (where appropriate);
16.3.8
basic food preparation and healthy meals (where appropriate);
16.3.9
health and safety;
16.3.10
first aid;
16.3.11
medication (where appropriate);
16.3.12
health inequality awareness training programme;
16.3.13
support planning;
16.3.14
professional boundaries;
16.3.15
equality and human rights;
16.3.16
the Mental Capacity Act;
16.3.17
deprivation of liberties;
16.3.18
whistle blowing;
16.3.19
person centred approaches;
16.3.20
housing and tenancy rights (where appropriate);
16.3.21
the Real Tenancy Test (where appropriate)
16.3.22
skills building; and
16.3.23
facilitating community inclusion.
16.4
In addition to any processes and procedures referred to elsewhere in this Part of Schedule 2.1 the
Supplier shall ensure that there are appropriate processes in place that are understood by Supplier
Personnel and regularly reviewed including but not limited to:
16.4.1
the loss misuse or theft of any keys or keycodes held by the Supplier;
16.4.2
if staff are unable to gain an answer from the Customer on attempting to provide care
and/or support; and
16.4.3
the discovery of an accident affecting the Customer.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 3 – SUPPORTED LIVING AND DOMICILIARY CARE
11

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 4
CRISIS SUPPORT
1.
GENERAL
1.1
This Part of Schedule 2.1 sets out the service specification, outcomes and standards which apply
to the provision of Crisis Support Services to Customers by the Supplier under this Agreement.
1.2
This Part of Schedule 2.1 should be read in conjunction with Parts 1, 2 and 3 of this Schedule.
2.
SCOPE
2.1
The Supplier shall provide a specialist Crisis Support Service comprised of the following elements:
2.1.1
Domiciliary Care (the Outreach Element or Outreach Team); and
2.1.2
Residential Care (the Residential Care Element),
which may be required:
(a)
in circumstances where there is a breakdown of a Customer’s current situation
due to an increase in Behaviours that Challenge Services;
(b)
in order to prevent a breakdown of a Customer’s current situation by allowing
time limited respite or support for all parties to reduce/avoid the need to long
term arrangements and/or support the existing arrangements while these are
put in place; or
(c)
in order to provide outreach support to a Customer during the process of
transition from the residential element of the service to the previous or new care
setting.
2.2
The Supplier shall provide the Crisis Support Service in order to facilitate:
2.2.1
the assessment, design and implementation of a Behaviour Support Plan where any
biomedical interventions are secondary to psychological approaches; and
2.2.2
the rehabilitation including increasing community support and links for a Customer who
has experienced a crisis and/or has been previously supported by an acute mental health
service.
2.3
The Supplier shall provide the Crisis Support Service to Customers who:
2.3.1
have been assessed by the Authority as having a primary need of a learning disability;
2.3.2
a level of Behaviour that Challenges Services that requires specialist support;
2.3.3
meet the National Minimum Eligibility Threshold as determined by the Authority and/or an
organisation authorised to act on its behalf under the 2014 Act; or
2.3.4
are 18 years of age or older or fall within the scope of the Supplier’s CQC registration and
have the Referral agreed by commissioners, learning disability specialists within Child
and Adolescent Mental Health Services (CAMHS) and where appropriate the Rapid
Intervention Team.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
1


OFFICIAL
2.4
The Supplier shall ensure that the Crisis Support Service does not have the effect of isolating or
excluding people from the community and does not operate as an Assessment and Treatment Unit.
2.5
The following activities are outside the scope of the Crisis Support Service:
2.5.1
providing Short Breaks;
2.5.2
supporting Customers who are not in crisis but need alternative care arrangements
arranged at short notice, for example where their family Carer is ill or any other supplier is
experiencing operational difficulties unrelated to a Customer’s behavioural needs;
2.5.3
providing long term care and/or support in which respect:
(a)
unless an extension is agreed in writing by the Authority the maximum length of
stay in the Residential Care Element of the Crisis Support Service shall be 13
weeks: and
(b)
unless an extension is agreed in writing by the Authority the maximum length of
provision of the Outreach Support element of the Crisis Support Service shall
be 28 days;
2.5.4
Referrals with respect to any Customer for whom continued support in the community or
a placement in a residential care environment would not be appropriate including but not
limited to Customers with a significant violent or sexual offending history where the level
of risk is such that a more restrictive environment is required;
2.5.5
Referrals with respect to any Customer whose principal difficultly is the management and
treatment of their mental health save that the Crisis Support Service will support
Customers with a treatment plan in place that have access to mental health services
available to the whole community and who can be supported appropriately;
2.5.6
Referrals with respect to any Customer who has experienced a housing crisis such as
eviction and who would be disadvantaged by a move into a residential care setting; and
2.5.7
Referrals for anyone who is not Ordinarily Resident in Somerset for the purposes of the
provision of social care services funded by the Authority unless
(a)
a local authority other than the Authority has provided written confirmation that it
will meet the full cost of any services required to meet the Customer’s social
care needs; and/or
(b)
the services required will be wholly funded by the NHS because a person is
registered with a GP within Somerset but is not Ordinarily Resident in Somerset
for the purposes of the provision of social care services; and/or
(c)
a local authority other than the Authority has provided written confirmation that it
will meet part of the cost of any services required and the services required will
be partially funded by the NHS because a person is registered with a GP within
Somerset but is not Ordinarily Resident in Somerset for the purposes of the
provision of social care services and together the said local authority and the
NHS will meet the full cost of any services required to meet the Customer’s
social care needs.
3.
OUTCOMES
3.1
The Supplier shall endeavour to achieve the following outcomes for all Customers who receive
Crisis Support Services in addition to the Generic Outcomes the Individual Outcomes and the
outcomes set out in Parts 2 and 3 of this Schedule:
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
2


OFFICIAL
3.1.1
that Customers with complex behavioural needs are enabled to remain in their own
homes;
3.1.2
that Customers who required Crisis Support in a Residential Care environment return
successfully to their own homes as soon as they are able; and
3.1.3
that the impact of the Customer’s behaviours on their life choices is reduced as much as
possible.
4.
QUALITY STANDARDS
4.1
The Supplier shall ensure that the quality standards set out in Parts 2 and 3 of this Schedule are
met by the Crisis Support Service and in addition the Supplier shall ensure that the Crisis Support
Services are delivered in the least restrictive manner possible using a Positive Behaviour Support
approach.
5.
AIMS OF THE SERVICE
5.1
The Supplier shall:
5.1.1
deliver specialist Domiciliary Care to assess stabilise de-escalate and develop existing
arrangements to appropriately meet the Customer’s needs and help them to remain in
their own home;
5.1.2
develop Behaviour Support Plans in respect of those needs and implement them through
a multidisciplinary approach;
5.1.3
provide expert assessment, care and/or support to Customers with highly complex
behavioural needs including but not limited to the evaluation of both psychological and
physiological needs;
5.1.4
where a Customer’s needs can only be supported in a residential care environment:
(a)
work jointly with the Authority or an organisation authorised to act on its behalf
to enable the Customer to return successfully to their own home as soon as
they are able or provide specialist advice and support to the Authority or an
organisation authorised to act on its behalf to arrange alternative services to
meet the Customers’ needs and preferences;
(b)
provide medium term assessment placements to allow for the development of a
Behaviour Support Plan to facilitate a successful move with time allowed during
this period to facilitate psychological or bio-medical investigation; and
(c)
provide support for young adults approaching the age of 18 that fall within the
scope of the Service’s CQC Registration and if a young person approaching 18
years has a complex behaviour or risk profile provide assessment support to
assist in determining future needs in agreement with commissioners, CAMHS
learning disabilities specialists and where appropriate the Rapid Intervention
Team.
6.
ACCESSING SERVICES
6.1
In respect of all Referrals:
6.1.1
the Authority, an organisation authorised to act on its behalf or the Rapid Intervention
Team (the Referrer) will make the initial Referral to the Supplier and if required the Rapid
Intervention Team will aim to carry out an initial assessment within 24 to 48 working hours
to identify any additional support that is required by the Customer. Commissioners will be
informed of all Referrals that are accepted and, in the event of the appropriateness of a
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
3


OFFICIAL
Referral being queried, the commissioners will review it with the Supplier’s nominated
senior manager and reach a joint decision;
6.1.2
the Supplier shall agree the start date for each Customer’s service with the Customer
and/or their Representative(s) and the Authority or the Referrer based on the Customer’s
needs and the urgency of the Service;
6.1.3
the Supplier shall ensure that the Residential Care Element of the Crisis Support Service
has a management on-call arrangement at all times in order to provide for a situation
wherein the absence of immediate intervention change of support or environment the
Customer or others may come to harm;
6.1.4
the Supplier shall work with the named Care Manager, Senior Manager appointed by the
Authority or the Referrer on Referral and with any named member of NHS staff appointed
to support the Customer;
6.1.5
the Supplier shall ensure that the Customer and/or their Representative is made aware of
the Advocacy Services that they are able to access;
6.1.6
on or shortly after Referral the Supplier shall attend and help to facilitate a
multidisciplinary meeting with the Care Manager and the Rapid Intervention Team (where
a Customer meets the Rapid Intervention Teams Referral criteria) to agree the initial
assumptions about the cause of the Customer’s behaviour and consider appropriate
Positive
Behaviour
Support
strategies
separating
individual
characteristics
from
environmental concerns and allowing for an evaluation of investigations or treatment
plans so far and for the development of a risk profile;
6.1.7
the Supplier shall agree with attendees at the meeting described in Paragraph 6.1.6 the
frequency of future multidisciplinary reviews for the Customer and ensure that the same is
recorded in the Customer’s Person Centred Plan; and
6.1.8
where the Customer has and/or will be admitted to the Residential Care Element of the
Crisis Support Service the Supplier shall use the outcomes of the multidisciplinary
meeting described in Paragraph 6.1.6 to initiate the discharge planning process.
6.2
In respect of Referrals received in the event of an Emergency or Out of Hours the Supplier shall:
6.2.1
ensure the provision of a management on-call service during evenings, weekends and
Bank Holidays to support Supplier Personnel in managing those Referrals;
6.2.2
not accept those Referrals without the agreement of the duty manager. In the event that
the Supplier did not receive such Referrals from the duty manager, the Authority will
provide the Supplier with details of the adult social care duty manager for the Supplier to
make contact with;
6.2.3
on accepting an Emergency and/or Out of Hours Referral arrange for an admission to the
Residential Care Element of the Crisis Support Service and/or for the Outreach Team to
be deployed; and
6.2.4
inform the Rapid Intervention Team where they are not already involved in the Referral as
soon as possible on the next working day.
7.
REVIEWS
7.1
In respect of all Referrals:
7.1.1
the Supplier shall ensure that the care and/or support arrangements of all Customers are
reviewed:
(a)
after not more than 48 hours; and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
4


OFFICIAL
(b)
a minimum of every 7 calendar days thereafter by the Care Manager and
Registered Manager (or nominated member of Supplier Personnel with
knowledge of the Customer and authority to make decisions on behalf of the
Registered Manager) in person, along with any attendees such as NHS staff as
appropriate;
7.1.2
the Supplier shall ensure that all Reviews include consideration of the implementation of
the Behavioural Support Plan and progress towards discharge from the Crisis Support
Service;
7.1.3
the Supplier shall ensure that a full multidisciplinary Review will take place at intervals as
agreed at the initial multidisciplinary meeting described in Paragraph 6.1.6 and recorded
in the Customer’s Person Centred Plan and such Reviews shall include a discharge
planning element;
7.1.4
where a Referral has been accepted to the Residential Care Element of the Crisis
Support Service the Supplier shall notify the Authority in writing of all Customers where:
(a)
the anticipated length of stay is considered likely to exceed 8 weeks such
notification to be made immediately once the likelihood is identified; and
(b)
an admission has exceeded 8 weeks and on a weekly basis thereafter until the
Customer has been discharged.
7.2
In respect of Referrals received in the event of an Emergency or Out of Hours the Supplier shall
ensure that all Customers are subject to review after 24 hours (48 hours at a weekend and up to a
maximum of 72 hours during single and 96 hours during double Bank Holiday weekends) and shall
ensure that at the said Review the appropriateness of a sustained placement or outreach support is
evaluated by the Supplier, with the involvement of the Rapid Intervention Team where appropriate
and in consultation with the Referrer and/or the adult social care duty manager and a decision
reached whether to formally extend the support or discharge the Customer from the Crisis Support
Service.
8.
SERVICE PROVISION
8.1
In respect of both elements of the Crisis Support Service identified in Paragraph 2.1 above:
8.1.1
the Supplier shall ensure the provision of a management on-call service during evenings,
weekends and Bank Holidays to support their staff teams with management advice;
8.1.2
the Supplier shall provide sufficient staffing trained in Positive Behaviour Support
techniques to meet the needs of Customers requiring Crisis Support and shall ensure that
untrained or inexperienced staff do not support Customers on a one to one basis at any
time;
8.1.3
with the exception of interventions made as part of an immediate response to keep a
person safe where there is no Behavioural Support Plan available the Supplier shall
ensure that any Restrictive Interventions carried out by staff are limited to those recorded
in the Customer’s Behavioural Support Plan and are only used under the conditions
specified in the Behavioural Support Plan and that any Restrictive Intervention is
performed only by Supplier Personnel who have received appropriate training and been
assessed as competent to carry them out;
8.1.4
the Supplier shall ensure that all Restrictive Interventions are recorded in writing
immediately after they occur and shall make such records available to the Authority on
request;
8.1.5
the Supplier shall consider the impact of Deprivation of Liberty Safeguards orders on
other Customers accessing the Services;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
5


OFFICIAL
8.1.6
the Supplier shall enable Customer choice in the Supplier Personnel who support them
and provide continuity of support as far as is practicable;
8.1.7
the Supplier shall ensure that Supplier Personnel work with and take direction from health
and social care professionals employed by the National Health Service and/or the
Authority in order to provide the appropriate level of care and/or support to each
Customer; and
8.1.8
with the exception of changes made as part of an immediate response to keep a person
safe the Supplier shall ensure that changes to Behavioural Support Plans are, where the
Customer has an open Referral to the Rapid Intervention Team, discussed with the Rapid
Intervention Team prior to implementation and that the Rapid Intervention Team is
contacted immediately about any changes made under exceptional circumstances.
8.2
In respect of the Outreach Element of the Crisis Support Service identified in Paragraph 2.1 above:
8.2.1
the Supplier shall provide an Outreach Team that will provide Crisis Support to
Customers in their homes or existing care environment;
8.2.2
the Supplier shall ensure that the Outreach Team have access to sufficient Supplier
Personnel resources to support Customers over consecutive 24 hour periods where
required to enable an existing care and/or support arrangement to be assessed
supported and de-escalated; and
8.2.3
the Supplier shall work flexibly and collaboratively where Customers are in receipt of
support from more than one provider in order to meet a range of outcomes.
8.3
In respect of the Residential Care Element of the Crisis Support Service identified in Paragraph 2.1
above:
8.3.1
the Supplier shall provide 24 hour care and/or support to include waking and/or sleep in
staff as required at all times;
8.3.2
as the accountable individual for the service, with respect to its CQC registration, the
Supplier shall ensure that the Registered Manager is responsible for agreeing all new
placements and changes to Person Centred Plans;
8.3.3
the Supplier shall provide an appropriate and safe Residential Care environment to meet
the needs of up to 5 Customers with complex behaviour needs at any one time which
environment shall consist of:
(a)
self-contained accessible accommodation for each Customer so that those who
are not ready to spend time with others are not required to do so in order to
receive care and/or support including
(1)
bathing and/or showering facilities
(2)
sufficient internal and external personal space to support
their physical and emotional needs and wellbeing
(3)
appropriate access controls, and
(4)
appropriate sound proofing so that those Customers who
vocalise their behaviours do not impact on others;
(b)
communal space that is accessible from every Customer’s self-contained
accommodation so that Customers who are able/ready to spend time with
others may do so;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
6


OFFICIAL
8.3.4
the Supplier shall ensure that the accommodation is aesthetically pleasing fit for purpose
and kept in good repair and that furniture furnishings and décor are kept in clean and tidy
order and well maintained at all times; and
8.3.5
the Supplier will give appropriate consideration to the importance of Customer’s
maintaining links to their family and friends whilst using the service.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 4 – CRISIS SUPPORT
7

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 5
DAYTIME SUPPORT
1.
GENERAL
1.1
This Part of Schedule 2.1 sets out the service specification, outcomes and standards which apply
to the provision of Daytime Support Services to Customers by the Supplier under this Agreement.
1.2
This Part of Schedule 2.1 should be read in conjunction with Part 1 of this Schedule.
2.
SCOPE
2.1
The Supplier shall make the Daytime Support Service available to adults with learning disabilities in
Somerset whose Care and Support Plan includes access to day evening and/or weekend activities
and these activities shall include:
2.1.1
social inclusion including making new friends and maintaining relationships;
2.1.2
cultural and creative opportunities including going to or taking part in events in the
community and both participatory and non-participatory creative activities;
2.1.3
supporting health and wellbeing including exercise, sport, diet/nutrition and access to
appropriate therapies;
2.1.4
building independence including supporting Customers to progress towards paid
employment skill development and/or maintenance, volunteering (but not where this is an
alternative to paid employment), positive risk-taking, learning and education, leisure
activities and trying new things; and
2.1.5
day time respite care and/or support for Carers including personal care and support for
vulnerable Customers.
2.2
The following are not included within the scope of this Part of Schedule 2.1:
2.2.1
Daytime Support provided through a Shared Lives Carer or as part of a Domiciliary Care
package;
2.2.2
support that requires additional mileage and/or staffing to that stated on the Authority’s
purchase order for which the Authority or an organisation authorised to act on its behalf
(the Referrer) is responsible for meeting the cost without their prior agreement;
2.2.3
the provision of meals or refreshments, except where such provision has been assessed
as an eligible need by the Authority and included in the Customer’s Care and Support
Plan and the Purchase Order for the Daytime Support Service (and where this is not the
case it shall be the Customer’s responsibility to provide and/or pay for any meals or
refreshments they wish to consume);
2.2.4
accessing any activities that do not relate to the Outcomes without the prior agreement of
the Authority or the Referrer;
2.2.5
the provision of Daytime Support as an arbitrary “gateway” or similar prerequisite for the
Customer to access other Services regardless of whether or not it relates to their
individual needs and outcomes.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 5 – DAYTIME SUPPORT
1


OFFICIAL
3.
OUTCOMES
3.1
The Supplier shall promote the independence of all Customers and shall endeavour to achieve the
following outcomes for all Customers who receive Daytime Support Services in addition to the
Generic Outcomes and the Individual Outcomes:
that Customers can:
3.1.1
maintain their skills and develop new ones in the areas that they want to;
3.1.2
access transport that meets their needs, where this has been assessed as an eligible
need by the Authority and included in the Customer’s Care and Support Plan and the
Purchase Order for the Daytime Support Service;
3.1.3
have equality of opportunity to become part of their communities and do the things that
they enjoy regardless of their disability;
3.1.4
understand that information and communication technology may help them to talk to their
friends and family shop and make choices;
3.1.5
try new things pursue leisure interests participate in physical and mental activity and
access community resources in the same way as any other person if they want to;
3.1.6
take part in social leisure and further educational activities that meet their needs including
during the evening or at weekends provided that Customers shall be told how much they
shall have to pay before they are supported to take part in any such activity;
3.1.7
choose what to wear what to eat where to go shopping what to do and when to do it;
3.1.8
access a broad range of volunteering opportunities in the local community; and
3.1.9
if they are young people in transition develop new skills and move towards paid
employment.
4.
QUALITY STANDARDS
4.1
The Supplier shall ensure that:
4.1.1
services are outward looking and engaged in their local communities helping Customers
to be included when they want to be; and
4.1.2
services work in partnership with health Suppliers to ensure needs are met.
5.
ACCESSING SERVICES
5.1
Where there is a change of Daytime Support settings for the Customer the Supplier shall agree the
start date for the new provision for each individual Customer with that Customer and with their
consent their Representative(s) and the Authority or the Referrer based on the Customer’s needs
and the urgency in which the change is to take place.
5.2
The Supplier shall ensure that at least one introductory session is arranged for each Customer
whose Daytime Support setting is to change prior to that change taking place and with their
consent their Carer and/or their Representative(s) and/or the Referrer in order to support planning
and decision making.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 5 – DAYTIME SUPPORT
2


OFFICIAL
6.
REVIEWS
6.1
The Supplier shall assist the Authority or the Referrer as necessary in arranging a 28 day Review
with the Customer and with their consent their Representative(s) and the Supplier in order to
ensure that the Services provided are meeting their needs.
6.2
The Supplier shall ensure that they monitor and re-assess the Customer’s needs over time and
make minor adjustments to the level of support provided where this does not detract from achieving
the Outcomes for the Customer or incur additional costs without authorisation from the Authority or
the Referrer.
6.3
The Supplier shall work with the Authority or the Referrer to ensure that the service provided to
each Customer meets their Assessed Needs and is reviewed at least annually which Review shall
include relevant contributors including the Customer and with their consent their Representative(s)
as well as anyone the Customer wishes to invite.
6.4
The Authority or the Referrer may cancel the Daytime Support Service following Review for any
Customer with unexplained non-attendance lasting for 28 consecutive calendar days.
7.
CUSTOMER CHOICE
7.1
The Supplier shall ensure that Customers are given every opportunity to make their own choices
about the activities they wish to participate in including through the use of “taster” activities to help
facilitate choice.
7.2
The Supplier shall work alongside the Customer and with their consent their Representative(s) and
the Referrer to agree a Person Centred Plan for the service to be provided.
7.3
The Supplier shall ensure that Customers have informed choices in a range of opportunities and
activities that enables them to choose what they do when they do it and wherever possible which
Supplier Personnel support them.
7.4
The Supplier shall ensure that Customers are supported to participate in and contribute to
voluntary and charitable sector work where they wish to provided that the Supplier shall not
promote this as an alternative to paid employment where a Customer is seeking paid employment.
8.
SERVICE PROVISION
8.1
The Supplier shall provide a person centred flexible and responsive service that meets the
assessed eligible needs of Customers and Carers as detailed in the Customer’s Care and Support
Plan.
8.2
The Supplier shall ensure that sufficient Supplier Personnel are available to provide care and/or
support as detailed in the Customer’s Care and Support Plan and delivered through their Person
Centred Plan.
8.3
Where services are community based the Supplier shall ensure that there is appropriate flexibility
to respond to changes in weather conditions when delivering services and that appropriate risk
assessments have been completed in advance to enable this flexibility.
8.4
The Supplier shall ensure that the environment in which the Daytime Support Service is being
provided meets the needs of all Customers including the provision of appropriate toileting and
changing facilities to meet each Customer’s individual needs.
8.5
Where a building based service is provided the Supplier shall ensure that it is of sufficient and
flexible size to accommodate the number of Customers using the service and to have quiet space
for people who wish to make use of such and shall also ensure that the buildings and any grounds
accessible to Customers are maintained in good order and have suitable facilities and equipment to
meet the Assessed Needs of all the Customers.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 5 – DAYTIME SUPPORT
3


OFFICIAL
8.6
Where a Customer’s physical needs require specialist facilities the Supplier shall demonstrate to
the Customer and/or their Representative and the Authority or the Referrer that they are available
and that it has sufficient Supplier Personnel with appropriate training to enable their use.
8.7
Where a building based service is provided to Customers with complex physical and/or health
needs the Supplier shall ensure that sufficient Supplier Personnel who have appropriate
qualifications, skills and experience to meet each Customer’s individual needs on site at all times.
9.
TRANSPORT
9.1
The Supplier shall ensure that Customers who can are enabled to access public transport and use
it to access the Daytime Support Service where the same is buildings based and activities in the
community.
9.2
Where Customers cannot access public transport and this has been assessed as an eligible need
by the Authority the Supplier shall arrange appropriate transport to enable Customers to access
their chosen opportunities and activities.
10.
EQUIPMENT
10.1
The Supplier shall possess all necessary equipment appropriate for the services being delivered
excluding personal items which the Customer would reasonably be expected to own.
10.2
The Supplier shall ensure that equipment is maintained in accordance with health and safety
legislation and the manufacturers’ guidance supervised by suitably trained staff when in use and
stored safely when not in use.
11.
TRAINING
11.1
The Supplier shall ensure that all Supplier Personnel receive induction training which incorporates
as a minimum:
11.1.1
introduction to learning disabilities;
11.1.2
safeguarding of vulnerable adults;
11.1.3
the Mental Capacity Act (2005) and Deprivation of Liberties;
11.1.4
first aid;
11.1.5
lifting and handling;
11.1.6
fire safety;
11.1.7
risk assessment;
11.1.8
“whistle blowing”;
11.1.9
person centred approaches to the delivery care and support;
11.1.10
professional boundaries;
11.1.11
the Mental Capacity Act;
11.1.12
equality and human rights; and
11.1.13
where required in relation to the service being provided:
(a)
meeting Customer’s communication needs;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 5 – DAYTIME SUPPORT
4


OFFICIAL
(b)
food hygiene;
(c)
basic food preparation and healthy meals; and
(d)
medication.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 5 – DAYTIME SUPPORT
5

OFFICIAL
SCHEDULE 2.1
SPECIFICATIONS
PART 6
EMPLOYMENT SUPPORT
1.
GENERAL
1.1
This Part of Schedule 2.1 sets out the service specification outcomes and standards which apply to
the provision of Employment Support Services to Customers by the Supplier under this Agreement.
1.2
This Part of Schedule 2.1 should be read in conjunction with:
1.2.1
Part 1 of this Schedule; and
1.2.2
the Service Specification.
2.
SCOPE
2.1
The Supplier shall make the Employment Support Service available to adults with learning
disabilities in Somerset whose Care and Support Plan includes the same.
2.2
The Supplier shall deliver Employment Support using the IPS model and any variances from this
model must be agreed in writing by the Authority.
2.3
The following activities are excluded from the scope of this Part of Schedule 2.1:
2.3.1
the establishment or management of supported work projects or similar types of sheltered
work activities;
2.3.2
support to be a volunteer; and
2.3.3
support for any type of open ended unboundaried work experience or similar activity for
which the Customer does not receive payment at the national minimum wage / national
living wage (as applicable) or above and/or does not have equal terms and conditions to
other people working in the relevant organisation in the same or similar roles.
3.
OUTCOMES
3.1
The Supplier shall endeavour to achieve the following outcomes for all Customers who receive
Employment Support Services in addition to the Generic Outcomes and the Individual Outcomes
while taking into account each Customer’s individual needs and choices:
that Customers can:
3.1.1
achieve sustained Employment paid at the national minimum wage / national living wage
(as applicable) or above with the same opportunities for progression changing jobs terms
and conditions as other employees undertaking a similar role;
3.1.2
achieve sustained self-employment paid at the local rate for the type of work they are
undertaking;
3.1.3
transition from education to sustained Employment for Young People who wish to do so;
3.1.4
maintain their skills and develop new ones in the areas of work that interest them;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
1


OFFICIAL
3.1.5
maximise the benefits that information and communication technology may give in
relation to Employment;
3.1.6
be enabled to access transport which meets their individual needs; and
3.1.7
achieve any additional outcomes contained in the Customers Care and Support Plan in
relation to Employment Support.
4.
QUALITY STANDARDS
4.1
The Supplier shall ensure that it can demonstrate achievement of the following quality standards:
4.1.1
that Customer’s strengths and needs are understood by all Supplier Personnel and are
actively built on to maximise independence;
4.1.2
that up to date policies procedures and processes that reflect national policy guidance
standards and developments including on-going changes to employment law, equality law
and the benefits system are in place at all times; and
4.1.3
that the Supplier measures and assesses Customer and Employer satisfaction and is
able to evidence how it has responded proportionately and appropriately to it.
5.
ELIGIBILITY
5.1
The Supplier shall make the Employment Support Services available to Customers who are:
5.1.1
identified as eligible for Services under the terms of Part 1 of this Schedule; or
5.1.2
within the transitions process from the Authority’s Children and Young Peoples’ services
and are referred by the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf
(the Referrer).
6.
CHOICE AND DECISION MAKING
6.1
The Supplier shall ensure that each Customer’s right to exercise choice and control over their
employment in the same way as any other aspect of their life is respected which may require the
Supplier to:
6.1.1
involve a Customer’s Representative Independent Advocate or the Authority or Referrer
in the Employment Support process;
6.1.2
offer to explore alternative options with Customers such as if the type of job role desired
is not available locally working with the Customer to understand the aspects that appeal
to them and identify alternative roles that they may wish to consider;
6.1.3
explain the choices that a Customer may need to make in relation to other aspects of
their life in the same way as anyone else as a result of them seeking and/or achieving
Employment and advise them regarding other available services or onward refer the
Customer as appropriate;
6.1.4
explain the consequences that particular choices may have on their employment or
benefits to the Customer and/or their Carer as appropriate; and
6.1.5
refer back to the Authority and/or an organisation authorised to act on its behalf if the
Supplier is unable to meet the Customer’s needs or Outcomes.
7.
CAPACITY PLANNING, MARKETING AND PUBLICITY
7.1
The Supplier shall meet with the Authority not less than annually to review:
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
2


OFFICIAL
7.1.1
the outcomes achieved both in narrative form and contextualised within the overall
number of Customers being supported to gain and retain Employment;
7.1.2
the number of Customers being supported the, cost volume and types of support that are
being delivered and the geographical distribution and Protected Characteristics of
Customers being supported;
7.1.3
anticipated future demand for the service; and
7.1.4
agree targets for the next period and any identified changes to the support required.
7.2
In order to respond to targets agreed with the Authority the Supplier shall undertake appropriate
marketing and publicity activities with both potential employers and the wider community.
8.
EMPLOYER ENGAGEMENT
8.1
The Supplier shall ensure that Employer engagement underpins the support that the Supplier gives
to every Customer and is included in the rates charged by the Supplier for Employment Support
Services as set out in Schedule 7.1 (Charges and Invoicing).
8.2
The Employment engagement activities which the Supplier shall delivered may include but are not
be limited to:
8.2.1
liaising with the Authority’s economic development function and Job Centre Plus to
understand local employment patterns trends and changes to employment related
benefits or support funding;
8.2.2
attending and participating in employer forums and meetings including local Chambers of
Commerce;
8.2.3
working with individual Employers to promote the employment of people with learning
disabilities;
8.2.4
making direct contact with Employers who are recruiting and/or developing sites of
Employment in the area to identify opportunities for people with learning disabilities;
8.2.5
building contacts with a broad range of Employers in the area; and
8.2.6
building contacts with people who are self-employed and/or sole traders who are willing to
offer informal support to people with learning disabilities who are interested in self-
employment.
In relation to all the above activities the Supplier shall seek to proactively work with other suppliers
to avoid waste resulting from duplication of effort.
9.
PROVIDING SUPPORT TO GAIN AND RETAIN EMPLOYMENT
9.1
The Supplier shall at all times take a person centred approach in everything it does to support a
Customer towards achieving Employment.
9.2
The Supplier shall not:
9.2.1
require Customers to complete any form of standardised or formal introductory course as
part of the referral process or as any other type of arbitrary prerequisite before
Employment Support is provided regardless of its relevance or the Customer’s individual
needs and Outcomes;
9.2.2
require Customers to agree to objectives such as a job with a minimum number of hours
or in a specific sector before Employment Support is provided;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
3


OFFICIAL
9.2.3
operate an inflexible structure of pre-determined time allocations such as a set number of
hours per week per person and shall instead tailor the support to the individual
Customer’s needs and Outcomes varying it as necessary throughout the period in which
Employment Support is provided;
9.2.4
require Customers to attend any form of day service, Daytime Support activity or set
courses as an entry point to or as part of the Employment Support process regardless of
the relevance to the Customer their needs or Outcomes;
9.2.5
direct Customers towards specific employment sectors unless there is clear desire from
them to work in this type of role;
9.2.6
exclude options including the potential for a mixture of employment and self employment,
unless the Customer wishes to; and
9.2.7
continue providing Employment Support to any Customer where it is no longer
appropriate to do so.
9.3
The Supplier shall ensure that the Employment Support process it provides shall include five main
elements that together support the Customer into Employment through an IPS model as follows:
9.3.1
an introduction to work;
9.3.2
discovery;
9.3.3
achieving Employment;
9.3.4
starting Employment; and
9.3.5
maintaining Employment.
9.4
The Supplier shall put and maintain in place processes such as Employer engagement that whilst
contributing to Customer Outcomes may not be attributable to any one Customer’s employment
journey or Outcomes.
9.5
The Supplier shall ensure that all Employment Support is provided taking a person centred
approach with the aim of maximising independence and supporting Customers to do things for
themselves rather than long-term dependence on the Supplier.
9.6
The Supplier shall ensure that the introduction to work element referred to at Paragraph 9.3.1
provides the Customer with an introduction to what work is and the service that the Supplier offers
so that the Customer can make an informed choice about whether it is right for them and the length
of this element shall be determined by each Customer’s individual needs.
9.7
The introduction to work element referred to at Paragraph 9.3.1 may include but not be limited to:
9.7.1
introducing Employment Support;
9.7.2
introducing the Supplier and what it does and doesn’t do;
9.7.3
explaining the benefits of working;
9.7.4
answering any questions that the Customer may have; and
9.7.5
agreeing what happens next.
9.8
The Supplier shall ensure that the discovery element referred to at Paragraph 9.3.2 enables the
Supplier in a person centred way to get to know the Customer their aspirations skills experience
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
4


OFFICIAL
and the type of work they are seeking and the length of the discovery element shall be determined
by each Customer’s individual needs.
9.9
The discovery process may include but not be limited to:
9.9.1
getting to know the Customer their likes, dislikes what they do and do not like to do, their
skills, experience, goals and aspirations;
9.9.2
exploring what the Customer wants to do including whether they want to work for
someone else or if they have an idea that would enable their self-employment;
9.9.3
understanding the structure of support that the Customer has around them including
when and where its strengths and weaknesses lie;
9.9.4
with the Customer’s consent talking to those involved in supporting them;
9.9.5
if self-employment is being considered by the Customer undertaking an initial viability
check and supporting the Customer to understand the benefits, disbenefits and what it
means to be self-employed;
9.9.6
developing a vocational profile and/or carrying out job analyses to understand the nature
of the Customer’s prospective employment or self-employment;
9.9.7
performing a “better off in work” calculation including where appropriate and where the
Customer gives his or her consent to do so for the whole family; and
9.9.8
agreeing what happens next.
9.10
The Supplier shall ensure that the achieving Employment element referred to at Paragraph 9.3.3
supports the Customer towards achieving Employment which may include but not be limited to:
9.10.1
providing person centred support to the Customer in conjunction with the support
structure around them towards a set of clear employment objectives;
9.10.2
providing support and guidance to enable the Customer to address any personal financial
housing travel or caring barriers to achieving Employment;
9.10.3
if appropriate providing support to access relevant boundaried real work experience; and
9.10.4
where employment is being considered:
(a)
actively supporting the Customer in intensive job search;
(b)
providing support to Customers undertaking working interviews with their
prospective Employer;
(c)
actively engaging with prospective Employer to help them to “job carve” develop
design or revise jobs that match the Customers skills talents and preferences;
(d)
carrying out preparatory work with Employers to ensure that any pre-
employment training they require to be undertaken is adjusted to take account
of the Customer’s communication needs;
(e)
supporting the Customer to access any pre-employment training that may be
required; and
(f)
providing regular reports to the Customer and the Authority or the Referrer on
the Customer’s progress; and/or
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
5


OFFICIAL
9.10.5
where self-employment is being considered:
(a)
supporting the Customer to develop and finalise their business proposition;
(b)
identifying any support requirements for the Customer including both those that
may be accessed from existing support structures and those that need further
work to identify and/or which need to be factored into the business plan such as
accountancy costs;
(c)
supporting or guiding the Customer to access local business support such as
Chambers of Commerce where available;
(d)
supporting or guiding the Customer to access any external funding for training
support materials or equipment that may be available;
(e)
supporting or guiding the Customer to identify and access any training that they
may require having previously ensured that training models and materials meet
the Customer’s communication needs;
(f)
supporting the Customer in producing a business plan including a plan for
launching the business and the first three months of operation;
(g)
providing regular reports to the Customer and the Authority or the Referrer on
the Customer’s progress; and
(h)
supporting the Customer to understand the implications and interface where a
mix of employment and self employment is being considered.
9.11
The Supplier shall ensure that the starting Employment element referred to at Paragraph 9.3.4
supports the individual from the point of achieving employment or being ready to start their own
business through to starting and settling into their job and this element may include but not be
limited to:
9.11.1
where the Customer is seeking employment:
(a)
engaging with the Employer and observing the methods and culture of co-
workers and identifying any implications for the Customer;
(b)
supporting the Customer to undertake any necessary pre-employment training
such as travel training to where their Job is or shall be;
(c)
supporting the Customer to undertake any pre-employment checks such as a
DBS check;
(d)
supporting the Customer to understand their working environment including
what to wear, where they shall be physically working, hours, breaks and
working culture;
(e)
supporting the Customer to undertake any required induction;
(f)
supporting the Employer where standards and requirements may need to be
adapted in job specifications;
(g)
supporting the Employer to identify and access any available funding to make
any reasonable adjustments that may need to be made to ensure the health
safety and wellbeing of the Customer;
(h)
proactively engaging with and providing positive support to co-workers
colleagues and managers including guiding and supporting them to training if
required;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
6


OFFICIAL
(i)
agreeing a plan for a minimum of the first 3 months including what to do if there
is something that either the Customer or Employer needs to get advice about or
discuss; and
(j)
providing regular reports to the Customer and the Authority or Referrer on
progress; and/or
9.11.2
where the Customer is seeking self-employment:
(a)
supporting the Customer to launch and establish the business, including
registering with Her Majesty’s Revenue and Customs as self-employed;
(b)
supporting the Customer to identify whether they have the right support in place
for their business to function and if not supporting them to access it (if
available);
(c)
supporting the Customer to monitor progress towards the objectives identified
for the first three months of operation;
(d)
supporting the Customer to identify objectives and support requirements for the
following 6 months; and
(e)
providing regular reports to the Customer and the Authority or Referrer on the
Customer’s progress.
9.12
The Supplier shall ensure that the maintaining Employment element referred to at Paragraph 9.3.5
is only applied by exception where support to maintain Employment is not being funded through
another route such as Access to Work or New Enterprise Allowance (or any applicable funding
streams that supersede them) and shall ensure that external funding is sought immediately on the
Customer gaining Employment and this element shall therefore only be provided to Customers:
9.12.1
on an individual short term basis such as where a Customer’s Employment dependent on
starting a Job before an Access to Work grant has been awarded; and
9.12.2
after the Supplier has obtained specific authorisation from the Authority or the Referrer
which authorisation must be obtained before any commitment is made to provide a
Customer with support to maintain Employment funded by the Authority.
9.13
Where the maintaining Employment element is authorised by the Authority under Paragraph 9.12
the Supplier shall ensure that the element is designed and delivered in such a way as to ensure
that pre-existing or achieved Employment is sustained and to provide a gradual withdrawal of
support towards either low level long term support provided by the Supplier or others or support
only provided via a rapid re-entry route to the Employment Support Service following a crisis as
described in Paragraph 10.
9.14
Where the maintaining Employment element is authorised by the Authority under Paragraph 9.12
the element may include but not be limited to:
9.14.1
regular meetings and/or telephone calls to the Customer and where appropriate the
Employer;
9.14.2
identifying and where appropriate supporting the Customer to secure funding for long
term support options including, where appropriate transitioning low-level pastoral support
to non-specialist Suppliers and/or other support structures with rapid access to specialist
advice if required;
9.14.3
supporting the Customer to monitor progress towards the objectives identified for the first
six months; and
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
7


OFFICIAL
9.14.4
supporting the Customer to identify any further objectives and agreeing how they shall be
monitored.
10.
EMPLOYMENT CRISIS SUPPORT (URGENT SUPPORT)
10.1
The Supplier shall provide Employment Crisis Support as a specialist short term intervention to
provide urgent support where a Customer is experiencing an employment crisis and once the initial
intervention has taken place shall provide any further support required subject to the same being
agreed with the Customer and/or the Authority or the Referrer as appropriate with the funding route
dependent on the type of further support required.
10.2
The types of crisis that may be supported under this Paragraph 10 include but are not limited to
support with:
10.2.1
a sudden and unexpected change in the employment environment that destabilises a
Customer’s role or ability to perform it;
10.2.2
receiving notification of redundancy;
10.2.3
disciplinary action and/or dismissal; and
10.2.4
workplace bullying.
11.
TRAINING
11.1
The Supplier shall ensure that all Supplier Personnel supporting Customers have the behaviours
and skills necessary to support Customers to successfully achieve and maintain employment and
shall provide Supplier Personnel with an initial package of training to cover core Employment
Support competencies including the IPS model and that those providing specialist support such as
self-employment support or support to a Customer subject to a disciplinary process in their
workplace are appropriately trained supported and mentored to ensure that the Customer receives
a high quality personalised outcome focused service.
11.2
The Supplier shall ensure that all training provided the Supplier Personnel both internally and
externally shall be regularly reviewed by the Supplier to ensure it continues to meet Customer and
Authority expectations and best practice.
11.3
Unless already completed to the Supplier’s satisfaction through another route such as a trusted
partner organisation all initial training must be satisfactorily completed for each area of competence
before a member of Supplier Personnel supports a Customer in this area.
11.4
The Supplier shall put in place an annual training plan which includes any on-going and/or
refresher training.
11.5
The Supplier shall maintain a register of all training received and any relevant qualifications held by
all members of Supplier Personnel.
12.
FEES AND PAYMENT
12.1
The Supplier shall provide the Customer with an invoice for any Customer Contributions or any
additional charges that may apply.
13.
POLICIES AND GUIDANCE
13.1
The Supplier shall develop maintain and regularly review version controlled and dated policies and
guidance in the following areas with support from the Authority and/or an organisation authorised to
advise on its behalf:
13.1.1
complaints;
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
8


OFFICIAL
13.1.2
confidentiality;
13.1.3
information sharing;
13.1.4
data protection;
13.1.5
Employer engagement;
13.1.6
lone working;
13.1.7
mentoring;
13.1.8
the Mental Capacity Act 2005;
13.1.9
conflicts of interest;
13.1.10
employment law;
13.1.11
boundaries of support provided;
13.1.12
equality and fairness for all;
13.1.13
“whistle blowing”;
13.1.14
safeguarding of vulnerable adults including guidance on recognising and reporting abuse
and what to do if there is an Incident or if abuse is identified; and
13.1.15
serious Incident recording and reporting.
SERVICES AGREEMENT SCHEDULE 2.1 – SPECIFICATIONS – PART 6 – EMPLOYMENT SUPPORT
9

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s